excel文字排序怎么操作步骤

Excel 文字排序，这玩意儿说简单也简单，说复杂，哼，真能让人抓狂。你以为点个按钮就完事儿了？那也得看你的数据长什么样，对吧？

最最基本的操作，选中你要排序的文字列，注意，是整列！别手滑选了个单元格，那可就闹笑话了。然后在“数据”选项卡里，找到“排序”按钮，A→Z或者Z→A，点一下，搞定。这是最理想的情况，数据干干净净，没有合并单元格，没有乱七八糟的符号。

但是！生活哪有那么多理想情况？

比如，你想对姓名列排序，结果发现，有些人名字前面有空格，有些人没有。Excel 它可不管你那么多，空格也是字符，照样排。结果就是，带空格的名字全跑前面去了，看着就难受。这时候，你就得先把空格去掉。用“查找和替换”功能，把空格替换成空，或者用TRIM函数，都能搞定。

还有更坑爹的。你以为你排的是文本，结果 Excel 偏偏认为你是数字。为什么？因为你的文本里有数字啊！比如“产品1”、“产品2”、“产品10”。你按默认的升序排，结果是“产品1”、“产品10”、“产品2”。是不是想砸电脑？

这种情况下，你得确保这一列的格式是“文本”。选中这列，右键，设置单元格格式，选择“文本”。如果已经排错了，改完格式后，重新排序一下，就好了。我跟你说，这招救过我无数次。

更复杂的呢？比如说，你要按拼音排序。中文排序，Excel 默认是按 Unicode 码值排的，有时候不太符合我们的习惯。这时候，你可以添加辅助列。在辅助列里，用公式提取每个汉字的拼音首字母，然后再对辅助列排序。这个稍微有点麻烦，但效果绝对好。可以用 VBA 写个自定义函数来实现拼音提取，网上搜一下，一大堆。

还有一种情况，就是你的排序依据不是单列，而是多列。比如说，先按部门排，再按姓名排。这个也好办，在“排序”对话框里，添加多个排序条件就行了。先设置部门为主关键字，再设置姓名为次关键字。Excel 会先按部门排序，部门相同的，再按姓名排序。

合并单元格，绝对是 Excel 的噩梦。排序的时候，遇到合并单元格，十有八九会出错。所以，能不用合并单元格，就尽量别用。如果非要用，排序前先把合并单元格拆开，排序后再合并回去。麻烦是麻烦点，但总比出错强。或者，干脆把合并单元格的内容复制到每个单元格里，这样排序就没问题了。

再说个小技巧。如果你经常需要对同一个表格进行排序，可以把排序条件保存下来。在“排序”对话框里，点击“自定义排序”，设置好排序条件后，点击“添加”，把排序条件添加到自定义列表中。下次再排序的时候，直接选择自定义列表里的排序条件，就不用重新设置了。

另外，筛选也是一个很有用的功能。虽然它不是排序，但可以帮你快速找到你想要的数据。你可以根据某个条件筛选数据，比如筛选出所有销售额大于 1000 的产品。筛选后的数据会集中显示，方便你进行分析和处理。筛选和排序结合起来用，效果更好。

说到这里，我想起有一次，我帮同事处理一个客户名单。几千个客户，信息乱七八糟的，地址格式都不统一。有的写“省市区”，有的写“市区县”，还有的直接写街道门牌号。要按地区排序，简直是不可能完成的任务。

后来，我想了个办法。先用文本函数，把地址里的省、市、区提取出来，分别放到单独的列里。然后再对这些列进行排序。虽然花了不少时间，但最终还是搞定了。那一刻，成就感爆棚！

所以说，Excel 文字排序，看起来简单，但实际上有很多坑。要灵活运用各种技巧，才能顺利完成任务。别怕出错，多试几次，总能找到解决办法的。而且，每次解决一个难题，你都会对 Excel 了解更深一步。

记住，排序的目的是为了更好地整理和分析数据。不要为了排序而排序，要根据实际需求，选择合适的排序方式。有时候，甚至需要结合其他功能，比如筛选、透视表等，才能达到最佳效果。熟练掌握 Excel 的排序技巧，可以大大提高你的工作效率。

最后，也是最重要的，备份！排序前，一定要先备份你的数据。万一排错了，还可以恢复到原始状态。血的教训啊！

总之，Excel 文字排序，是个技术活，也是个体力活。多练习，多总结，你也能成为排序高手！