怎么在excel制作考勤表

咱们今天不扯那些虚头巴脑的理论，就从一张白纸开始，我带你折腾出一张能让你在老板面前昂首挺胸的自动化考-勤-表。

首先，别急着画格子。先在脑子里过一遍，你需要什么？一个考勤表，最核心的骨架是什么？

• 人员名单：这个必须有，而且最好是从人事那边要来的标准名单，别自己手打，张三李四的，打错了后面全乱套。
• 日期：一个月从1号到31号，一天都不能少。
• 星期：这个很多人忽略，但它特别重要。一眼就能看出哪天是周末，加班还是调休，清清楚楚。

好，心里有数了，咱们开干。新建一个Excel，底下那个sheet，名字改成“1月考勤”。咱们做个模板，以后每个月复制一下就行，一劳永逸。

在A列，从A2单元格开始，把你们部门所有人的名字粘进去。A1单元格，可以合并一下，写上“姓名”。

然后是B列往后，这才是重头戏——日期。你可别傻乎乎地手动输入“1月1日”、“1月2日”……累不累啊？在B1单元格输入你想要的起始日期，比如“2024/1/1”。然后，鼠标点中这个单元格，右下角那个小黑点看到了吗？按住它，往右拖，拖到你想要的31号。Excel这小子聪明得很，会自动帮你填充。

日期下面一行，也就是B2单元格，咱们要显示星期几。这里要用个小函数，别怕，简单得很。输入 =TEXT(B1,"aaa")。啥意思？就是告诉Excel，把B1单元格那个日期的格式，变成星期的简称，比如“一”、“二”、“三”。输完一个，还是老办法，抓住右下角小黑点，一拉，整个月的星期就都出来了。是不是有点意思了？

现在，你的考勤表骨架有了。但它还只是个空壳，没有灵魂。灵魂是什么？是考勤状态的记录和统计。

每天的格子里，你准备怎么记？打“√”表示出勤？“×”表示缺勤？太初级了！咱们得玩得高级点。我通常会设定一套符号体系：

• √ ：正常出勤
• 迟 ：迟到
• 早 ：早退
• 休 ：调休
• 事 ：事假
• 病 ：病假
• 年 ：年假
• 旷 ：旷工

关键来了，为了防止自己或者别人乱填，也为了方便输入，我们要用到一个神器——数据验证，也叫“数据有效性”。

选中从B3单元格开始，到整个考勤记录区域（比如到AF列的最后一个人），然后在菜单栏找到“数据”->“数据验证”。在“允许”那里，选择“序列”。在“来源”里，把你刚才那套符号体系用英文逗号隔开输进去：“√,迟,早,休,事,病,年,旷”。点确定。

现在你再试试，随便点一个记录考勤的单元格，旁边是不是多了个小小的下拉箭头？点一下，所有状态都能选，再也不用手动输入，而且绝对不会输错！这一下，你的表格是不是瞬间专业了？逼格直接拉满。

光能记录还不够，我们最终的目的是什么？是月底能快速统计出每个人的出勤、迟到、请假天数。这就要请出我们真正的王者级函数——COUNTIF。

在表格的最右边，留出几列作为统计区。比如在AG列写“出勤天数”，AH列写“迟到次数”，AI列写“事假天数”……以此类推。

假设张三是第一行（也就是第3行），他的考勤记录范围是B3到AF3。那么，在他的“出勤天数”单元格（AG3）里，输入公式：=COUNTIF(B3:AF3,"√")。

看懂了吗？COUNTIF，顾名思义，就是“数数如果”。这个公式的意思是：在B3到AF3这个区域里，给我数一数有多少个格子里的内容是“√”。

同理，“迟到次数”的公式就是 =COUNTIF(B3:AF3,"迟")，“事假天数”就是 =COUNTIF(B3:AF3,"事")。把张三这一行的所有统计公式都写好，然后选中这一整行的统计单元格，抓住右下角的小黑点，往下一拉……奇迹发生了！所有人的考勤统计，一秒钟，全部自动算好！

月底你再也不用一个一个去数了。无论谁的考勤状态一变，比如把一个“√”改成“事”，右边的统计数字立刻、马上、自动更新。这才是“活”的表格，这才是效率！

做到这一步，你的考勤表已经相当能打了。但我们是追求极致的人，还能不能让它更“骚”一点？当然能！

我们要让表格自己“说话”。比如，谁迟到了，就让那个单元格变红，警示一下。谁请假了，就变黄，一目了然。这就要用到另一个Excel大杀器——条件格式。

还是选中整个考勤记录区域。在菜单栏找到“开始”->“条件格式”->“突出显示单元格规则”->“等于”。

在弹出的对话框里，输入“迟”，然后在旁边的格式里选择“浅红填充色深红色文本”。确定。 再来一次，同样的操作，输入“早”，也设置成红色。 再来一次，输入“事”，设置成黄色填充。 再来一次，输入“病”，设置成蓝色填充。 …… 你可以根据自己的喜好，给每一种考勤状态都穿上一件“衣服”。

设置完之后你再看你的表格，五颜六色，谁正常，谁异常，根本不需要动脑子，眼睛扫过去一遍就全明白了。月底你把这张表交上去，都不用多解释，领导一看就知道这个月大家表现如何。这才叫可视化，这才叫专业。

最后，再给你一个锦囊妙计。很多人做完一个月的，下个月就复制粘贴，然后手动改日期。太笨了。你可以在一个不碍事的地方，比如A1单元格旁边，设置一个单元格用来专门放“月份”，比如你输入“2”。然后，把之前B1单元格我们手动输入的“2024/1/1”改成一个公式：=DATE(2024,A1,1)，这样只要你改A1单元格的数字，整个考勤表的日期和星期就全自动跟着变。这才是真正的模板，一劳永逸。

一张考勤表，从一个冰冷的格子，到一个能自动判断、自动计算、自动变色的智能助手，靠的不是什么高深的技术，就是这几个函数和功能：数据验证、COUNTIF、条件格式。把它们揉在一起，注入你的逻辑，它就活了。

别再用最笨的方法去做重复劳动了，Excel这个工具的强大，远超你的想象。花点时间把它研究透，它就能给你省出大把的时间去摸鱼，啊不，去创造更大的价值。你试试看，当你把这样一张表甩到同事面前时，收获的绝对不止是惊叹。