考勤表格式excel怎么做

考勤表格式 Excel 怎么做？哦哟，这个问题，听着简单，真自己上手捯饬，那简直是体力活加脑力活，还得带点儿跟 Excel 公式较劲儿的“轴”劲儿。别以为就拉个框填填日子，哪儿有那么容易？特别是你想做出点“智能”的感觉，不光是手填那种。

我说你啊，要做考勤表，别看就一个表，里头门道可多着呢。得先想明白你这表是给谁看？要统计啥？就记录个到离时间？还是要判断迟到、早退、旷工、请假？不同的需求，表格的设计思路可是天壤之别。

咱们先从最原始、最基础的版本说起。假设你跟我一样，一开始啥也没有，就一张白纸（好吧，一个空白的 Excel 工作簿）。

第一步，框架得搭起来。最顶上，肯定是表头。公司名称、部门、年份、月份，这些信息得有，找个地方放着，比如第一行或者合并单元格。然后，主体部分，列表头：姓名、工号（如果你们有的话，推荐加上，不容易重名）、日期。这个日期列是核心骨架。你可以手动输第一天的日期，比如“2023/11/1”，然后鼠标选中这个单元格，看到右下角那个小小的黑色方块了吗？点住它，biu~ 一路往下拽，拽到这个月的最后一天。Excel 会很聪明地帮你自动填充连续的日期。方便！

日期旁边呢？最好加一列星期。为啥？周六周末要休息啊！而且知道哪天是周几，一眼看上去更清晰。怎么弄？用个小小的函数：TEXT。在星期那一列的第一个单元格输入公式：=TEXT(前一列日期单元格,"aaaa")。比如你日期在 A 列，那就在 B2 单元格输入 =TEXT(A2,"aaaa")。然后同样，拽那个小黑方块填充下去。你看，“星期一”、“星期二”... 自动就出来了，清清爽爽。这是第一个能让你看起来有点儿技术含量的点，TEXT函数，记住它。

接下来，重头戏来了：打卡时间。一般来说，至少得有签到时间和签退时间两列吧？放日期和星期后面。这里录入时间，格式很重要！一定要统一。我建议用 24 小时制，比如 9:00、18:30 这样。别有人输“9点”，有人输“上午九点”，那 Excel 可不认识，后面算时间、判断状态都会出问题。如果数据是从打卡机导出的 CSV 或者文本文件，那通常格式是统一的，直接粘贴过来就行，但有时候导出的格式 Excel 识别不了，可能需要用到“分列”或者其他函数处理一下，那又是另一个话题了，今天先不展开。

有了签到和签退时间，自然就想知道工作了多久，也就是工作时长。在签退时间后面加一列时长。怎么算？简单相减：=签退时间单元格 - 签到时间单元格。但这里有个坑！Excel 里的时间是按“天”的比例来的，比如 12小时就是 0.5。所以直接相减得到的小数，你得乘以 24 才能得到小时数。比如签到 9:00，签退 18:00，相减是 0.375，乘以 24 才是 9 小时。所以公式得是：=(签退时间单元格 - 签到时间单元格) * 24。然后把这一列的单元格格式设置为“数值”，保留一两位小数就行，别是时间格式了。这样显示的才是具体的工时数。

好，基础框架和时长计算搞定了。但这只是记录，还没到“智能”判断呢。真正的考验在于怎么让 Excel 自动识别员工今天的考勤状态。这是最需要逻辑和公式的地方，也是最容易让人抓狂的地方。

加一列考勤状态。可能的状态有哪些？正常、迟到、早退、旷工、请假、出差等等。咱们先focus在最常见的：正常、迟到、早退、旷工。

怎么判断？这得用到强大的 IF函数 了，而且多半是嵌套或者配合 AND/OR。你需要设定一个标准上班时间和一个标准下班时间。比如标准上班是 9:00，标准下班是 18:00。再设一个弹性时间，比如允许迟到 10 分钟，早退 5 分钟。

判断逻辑来了： 1. 旷工：最简单粗暴，如果签到时间和签退时间这两列都是空的，那十有八九是旷工。可以用 OR(ISBLANK(签到单元格), ISBLANK(签退单元格)) 来判断是否至少有一个为空，如果两个都为空，那更是旷工。不过严谨点，如果签到或签退有一个有数据，就不是旷工。所以判断旷工可以放在前面：=IF(AND(ISBLANK(签到单元格), ISBLANK(签退单元格)), "旷工", ...) 这里的 ... 是继续判断其他状态。 2. 请假/出差：这个比较特殊，因为不是靠打卡时间来判断的。你可能需要在表格里加一列请假/出差类型或者备注。如果这一列有内容（比如“事假”、“年假”、“出差”），那当天就应该是请假或出差状态，而不是根据打卡时间判断的迟到早退。所以，在判断旷工之后，应该优先判断这一列。=IF(AND(ISBLANK(签到单元格), ISBLANK(签退单元格)), "旷工", IF(NOT(ISBLANK(请假/出差单元格)), 请假/出差单元格内容, ...))。这里的 NOT(ISBLANK(...)) 判断那一列是不是不为空。如果那一列不为空，就直接显示请假/出差类型，或者统一显示“请假”、“出差”。为了规范录入，请假/出差类型这一列可以利用数据验证功能做一个下拉菜单，里面包含所有允许的请假类型（事假、病假、年假、调休等等）和出差。数据验证，好东西，可以避免录入错误，突出显示一下。 3. 迟到：在排除旷工和请假/出差后，才判断迟到早退。迟到判断：签到时间 > 标准上班时间 + 弹性时间。比如标准上班 9:00，弹性 10分钟，那就是判断签到时间是否大于 9:10。在 Excel 里，时间可以直接比较大小。所以公式可能类似：=IF(签到时间单元格 > TIME(9,10,0), "迟到", ...)。注意 TIME(9,10,0) 是构建一个时间值 9点10分。 4. 早退：类似迟到，判断：签退时间 < 标准下班时间 - 弹性时间。比如标准下班 18:00，弹性 5分钟，那就是判断签退时间是否小于 17:55。公式类似：=IF(签退时间单元格 < TIME(17,55,0), "早退", ...)。 5. 正常：排除了上面的所有情况，那剩下的，如果签到和签退时间都有，而且在规定范围内，那就是正常。

把上面这些逻辑用 IF 套起来，或者用 IF 配合 AND、OR 来写，那考勤状态那一列的公式就会变得相当复杂。比如一个简化的例子（忽略请假、旷工的复杂判断，只看打卡时间）： =IF(OR(ISBLANK(签到单元格),ISBLANK(签退单元格)), "缺卡", IF(签到单元格 > TIME(9,10,0), "迟到", IF(签退单元格 < TIME(17,55,0), "早退", "正常"))) 这是一个简单的三层嵌套 IF，实际应用中，如果还要判断旷工、请假、出差等，公式会更长更复杂。写这个公式的过程，绝对是考验耐心和逻辑的时刻。我第一次写的时候，公式写到一半就懵了，哪个括号对哪个？逻辑顺序有没有错？得反复测试，输入各种异常数据，看看结果对不对。那个酸爽……不过写出来之后，看着 Excel 自动根据时间显示“迟到”或“正常”，还挺有成就感的。

公式写好一个，选中这个单元格，再拽那个小黑方块，公式就复制到下面所有行了。注意！复制公式的时候，如果你的标准上班下班时间是写在某个固定单元格里的（推荐这么做，方便修改），那在公式里引用这些单元格时，一定要用绝对引用，也就是加个美元符号 $，比如 $E$1，这样复制公式时，引用的这个单元格就不会变。绝对引用，很重要！突出显示！

光看文字状态不够直观？想一眼扫过去就知道谁迟到了谁旷工了？这就要用到 条件格式 了！选中考勤状态那一列的数据区域，点击“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” -> “等于...”。 * 如果单元格的值等于“迟到”，设置格式为填充黄色或者浅红，字体加粗变红。 * 如果单元格的值等于“早退”，设置格式为填充橙色。 * 如果单元格的值等于“旷工”，设置格式为填充深灰，字体变白。 * 如果单元格的值等于“请假”，设置格式为填充浅蓝。 设置好了，整个表格瞬间就“活”起来了，五颜六色，异常情况一目了然。条件格式，让你的表颜值和实用性up up，突出显示必须的。

最后，做考勤表，肯定得有统计汇总吧？月底了，要算每个人总共工作了多少小时，迟到几次，请假几天。这需要再建一个汇总区域，或者在表格下方。 * 统计总时长：用 SUM函数 把每个人所有天数的“时长”列加起来。=SUM(某人所有天数的时长区域) * 统计迟到次数：用 COUNTIF函数。=COUNTIF(某人所有天数的考勤状态区域,"迟到")。 * 统计请假天数：同样用 COUNTIF函数。=COUNTIF(某人所有天数的考勤状态区域,"请假")。 * 如果要统计某种特定类型的请假，比如事假几次，那就用 COUNTIFS，可以加多个条件，但对于请假类型，如果请假状态列直接显示了类型，一个 COUNTIF 可能就够了。如果请假类型在另一列，就需要 COUNTIFS 或者 SUMIFS 结合起来了。COUNTIF/COUNTIFS，统计利器，突出显示。

整个流程走下来，你会发现，做一份稍微自动化点的考勤表，需要对 Excel 的基础操作、常用函数（TEXT、IF、AND、OR、ISBLANK、TIME、SUM、COUNTIF/COUNTIFS）、数据验证、条件格式都有点儿概念。而且写公式的时候，逻辑得清晰，哪个条件先判断？嵌套怎么套？引用对不对？一步错了，可能整列都完蛋。

做完第一版，可能还会发现各种问题。比如有人临时需要改时间怎么办？有人一天打了四次卡怎么处理？这些就得根据实际情况去调整公式或者手动介入了。Excel 做考勤表，终究是工具，再智能也替代不了人工的判断和维护。但这从无到有，自己设计、自己实现的过程，绝对是能学到东西的。比只会手填格子强多了，不是吗？而且自己做的，想怎么改就怎么改，灵活！不像有些现成的系统，界面死板，功能固定，一点儿不顺手。

所以啊，想自己动手做 Excel 考勤表？别怕麻烦，一步一步来。先搭框架，再写基础公式，然后啃最难的状态判断公式，最后用条件格式美化，用 COUNTIF 统计。过程中遇到问题？上网搜啊，Excel 函数的用法资料多的是。或者问问身边会用 Excel 的大神。

当然，如果你团队人很多，考勤规则很复杂，打卡方式多样（指纹、人脸、APP、微信），那 Excel 确实会力不从心，可能真得考虑专业的考勤系统了。但对于小团队，或者规则相对简单的，或者只是想自己练练手、把数据理清楚的，Excel 绝对是个好选择。动起手来吧，折腾折腾，你就知道里面有多少门道了。