excel页数怎么设置

每次看到有人在群里问“Excel怎么给每一页都加上页码”，我就仿佛看到了当年那个在打印机前抓耳挠腮、满头大汗的自己。那是一个周五的下午，老板甩过来一个几百行的表格，语气不容置疑：“小王，把这个分部门打印出来，半小时后开会要用。”

我当时心里一咯噔，但脸上还是挂着职业假笑：“没问题，领导。”

然后，就是噩梦的开始。

打印机呜呜地吐着纸，我一张张捡起来，瞬间傻眼。这都是些什么玩意儿？有的页面只有三行数据，孤零零地占了一张A4纸；有的页面又被无情地拦腰斩断，一个完整的表格被分割得支离破碎。更要命的是，没有任何页码！几十张纸散落一地，我根本不知道哪张是第一页，哪张是最后一页，哪个部门在前，哪个部门在后。那种感觉，就像你精心搭建的多米诺骨牌，在最后一刻被一只看不见的手推得稀里哗啦，而那只手，就是你自己对Excel页面设置的无知。

所以，别再问Excel的页数怎么设置了。这个问题问得就不太对。你应该问，如何驯服Excel这头打印猛兽，让它乖乖地按照你的想法，吐出带有页码、格式齐整的纸张。

首先，你得彻底抛弃一个幻觉：Excel不是Word。Word生来就是为了一页一页的文档，它的世界观里，“页”是基本单位。但Excel呢？它是一张理论上无限延伸的画布，一个巨大的、没有边界的网格世界。在它的眼里，根本没有“页”的概念，直到你按下“打印”那个按钮，它才被迫开始思考：“哎呀，我该怎么把这片无垠的草原，塞进这些A4大小的相框里？”

理解了这一点，你就找到了解决问题的钥匙。所有关于页码的设置，都藏在一个你可能经常路过但从未正眼瞧过的地方——页眉页脚。

没错，就是这四个字。它才是你在Excel打印世界里的“圣杯”。

忘掉那些试图在单元格里手动输入“第1页”、“第2页”的愚蠢想法吧。那不仅效率低下，而且一旦数据增删，你的手动页码就会变成一个巨大的笑话。

正确的路径，或者说，最经典、最稳妥的路径是这样的：

1. 找到顶部菜单栏的 页面布局 选项卡。点它。
2. 你会看到一个叫 页面设置 的区域。别直接点那些大图标，注意看这个区域右下角，有一个非常不起眼的小箭头，一个指向右下方的“启动器”图标。对，就是那个小不点儿，狠狠地戳它！
3. 弹出一个“页面设置”的对话框。这里面别有洞天。你会看到“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”、“工作表”这四个选项卡。我们的目的地，就是“页眉/页脚”。

点进去，你会看到一个让你豁然开朗的界面。上面是“页眉”，下面是“页脚”，每个都分成了“左”、“中”、“右”三个区域。这就意味着，你可以在每一页纸的顶部或底部的左、中、右三个位置，随心所欲地添加信息。

现在，魔法要开始了。点击“自定义页脚”（通常我们把页码放脚上）。又弹出一个窗口，还是那熟悉的左、中、右三个框。假设你想在页面底部中央显示“第 X 页，共 Y 页”这种最经典的格式。

光标点在中间的框里。然后，看框上面那一排小图标。它们不是摆设，它们是施法的按钮。

• 找到一个长得像“#”的图标，鼠标放上去，会提示“插入页码”。点一下，框里就会出现一个代码：&[页码]。
• 在你输入一个“/”或者“，共”之后，再找到旁边那个长得像“#+”的图标，鼠标放上去，提示“插入总页数”。点一下，框里就会出现另一个代码：&[总页数]。

所以，你在中间框里最终输入的内容，应该是这样的：第 &[页码] 页，共 &[总-页数] 页。

那些&[]是什么？它们就是Excel能听懂的“咒语”。当你点击确定，回到打印预览时，Excel会自动把这些“咒语”翻译成它该有的样子：第 1 页，共 5 页；第 2 页，共 5 页……

这种感觉，简直不要太爽。

当然，如果你觉得每次都点那个小箭头太麻烦，Excel还为你准备了一条“懒人捷径”。在主界面的右下角，就是显示比例缩放条的旁边，有三个小图标。默认是第一个“普通视图”。你点第二个，叫“页面布局视图”。

一瞬间，你的Excel世界观可能又被刷新了。原本无限延伸的表格，突然被划分成了一页一页的A4纸的样子，而且顶部和底部都出现了“单击可添加页眉/页脚”的提示区域。这不就跟Word一模一样了吗？

在这个视图下，你直接用鼠标点击那些区域，就可以开始编辑。当你点击后，顶部菜单栏还会自动出现一个“设计”选项卡，里面直接就有“页码”、“总页数”、“当前日期”、“文件名”等现成的按钮让你点。更加直观，更加所见即所得。对于新手来说，我强烈推荐这种方式，因为它让你真切地“看到”了页面的边界。

说到这里，只是解决了“有”和“无”的问题。但职场的魔鬼，恰恰藏在细节里。

情况一：我的报告有封面，不想要页码，想从第二页开始算“第1页”，怎么办？

这个问题太经典了。回到我们前面说的那个“页面设置”对话框，在“页面”选项卡里，你会看到一个不起眼的输入框，叫“起始页码”。默认是“自动”。现在，你知道该怎么做了吧？把它改成“1”或者你想要的任何数字。但这还不够，你还需要配合“页眉/页脚”选项卡里的一个勾选项——“首页不同”。

勾选“首页不同”后，你会发现“页眉/页脚”的设置界面多出了“首页页眉/首页页脚”的选项。你只需要把首页的页眉页脚设置成空白，然后正常设置“奇数页”和“偶数页”的页脚（在没有勾选奇偶页不同的情况下，这里就是统一的页脚设置），问题就迎刃而解了。Excel会从第二页开始，应用你的页码格式，并且从你设定的“起始页码”开始计数。

情况二：我想让页码更专业点，比如左页的页码在左边，右页的页码在右边，就像看书一样。

同样是在“页眉/页脚”选项卡里，勾选“奇偶页不同”。然后你就可以分别为奇数页和偶数页设置不同的页脚格式了。比如，在奇数页页脚的右侧框里插入页码，在偶数页页脚的左侧框里插入页码。打印出来再装订，那专业范儿，一下子就上来了。

最后，我要用血泪教训告诉你一个终极真理：在按下打印按钮之前，永远、永远、永远要去“打印预览”里看一眼！快捷键Ctrl+P就能带你进入那个神圣的世界。

在打印预览界面，你可以像翻书一样，一页一页地检查你的成果。页码对不对？格式乱没乱？有没有数据被无情地分页？所有的错误，在这里都能被提前发现。这几秒钟的预览，可能会拯救你几十分钟的重新打印时间、几十张被浪费的A4纸，以及在老板面前岌岌可危的专业形象。

掌握了页眉页脚，玩转了页面布局视图，并且把打印预览刻进DNA里，Excel的打印功能在你面前，就不再是张牙舞爪的猛兽，而是一只温顺的绵羊。你不仅可以轻松设置页码，还可以在页眉里加上公司Logo、文件名、制表日期等等。这些小小的细节，正是区分一个Excel“使用者”和一个Excel“掌控者”的关键。

这不仅仅是技术，这是你在职场江湖里，安身立命的一门手艺。