Excel这玩意儿,说爱也爱,说恨也恨。尤其是处理那种几百上千行的数据,恨不得直接把电脑砸了。就说这增加行数,一次一次点插入,简直要命!谁没经历过这种崩溃时刻?反正我经历过,不止一次!
最基础的,当然是选中一行,然后右键插入。但你要是想一次性加个几十上百行,这方法就纯粹是折磨自己。想想,疯狂点击右键,然后鼠标移动到“插入”,再点一下…… 鼠标都要被你点坏了!
稍微聪明点的,会选中几行,比如五行,然后右键插入,这样一次就能加五行。确实比一行一行插快了点,但也只是“稍微”而已。
我今天要说的,是那种真正能让你效率飞升的方法。
第一个,也是我觉得最顺手的:拖拽法!
先在表格里输入一个序号,比如“1”,然后在序号下面输入“2”。接下来,选中这两个单元格,把鼠标放在选中框的右下角,会变成一个黑色的小十字。这时,按住鼠标左键,往下拖拽。Excel会自动帮你填充序号,一直拖到你想要的行数为止。
关键点来了!假设你想要增加100行,就拖拽到序号变成“100”为止。然后,选中这些序号,右键,选择“插入”。Excel会根据你选中的行数,自动在上面插入相应数量的空行。怎么样,是不是比一行一行点快多了?这招我用了好几年了,贼好使!
但拖拽法也有个缺点,就是如果你的表格里已经有很多数据了,拖拽起来可能会比较慢,而且容易拖过头。尤其是数据量特别大的时候,眼花缭乱的,一不小心就拖多了或者拖少了。这时候,就需要用到第二个方法了。
第二个方法,就是使用快捷键。这招更高级一点,需要稍微记一下。
首先,选中你要插入行的位置。然后,按住 Ctrl + Shift + “+” 键(注意是加号键),Excel就会在你选中的位置插入一行。如果你想一次性插入多行,可以先选中多行,然后再按这个快捷键。选几行,就插几行!
这个方法的好处是,精准!你想插几行就插几行,完全不用担心拖拽过度的问题。熟练掌握之后,效率也是杠杠的。不过,这个快捷键稍微有点反人类,需要适应一下。我刚开始用的时候,经常按错,不是按成减号就是按成别的什么键。
第三个方法,相对比较冷门,但有时候也挺管用:使用名称框。
这个方法是这样的:先选中你要插入行的位置。然后在Excel的左上角,有一个名称框,默认显示的是你当前选中的单元格的坐标,比如“A1”。
在这个名称框里,输入你要插入的行数。比如,你要插入100行,就输入 “1:100” (注意是英文状态下的冒号),然后按回车键。
Excel会自动选中1到100行。接下来,右键,选择“插入”,Excel就会在你的表格上方插入100行空行。
这个方法的优点是,简单粗暴!直接指定行数,一步到位。但是,这个方法也有个限制,就是只能在表格的最上方插入行。如果你想在表格的中间插入行,就不能用这个方法了。
这三种方法,各有优劣,具体用哪个,就看你的具体情况了。
对了,还有一点需要注意,就是插入行的时候,Excel会自动继承上一行的格式。如果你不想继承格式,可以在插入行之后,点击插入行右下角的小图标,选择“仅保留内容”或者“清除格式”。
还有,就是要注意备份! 尤其是在你对表格进行大量修改之前,一定要先备份一下。不然,万一操作失误,把表格搞乱了,哭都没地方哭去。
毕竟,Excel这玩意儿,看着简单,但里面的坑可不少。一不小心,就会让你抓狂!
说到这里,我想起我刚工作那会儿,有一次,我要给一个几千行的表格里批量增加空行。当时我还是个小白,只会一行一行地插入。结果,我整整花了一天的时间,才把这些空行插完。那天晚上,我做梦都在点鼠标,简直是噩梦!
后来,我学会了这些方法,效率提升了好几倍。现在,我再也不怕处理大量的数据了。
所以,分享这些方法,希望能帮到那些还在被Excel折磨的朋友们。记住,Excel只是工具,掌握了正确的方法,就能让它为你所用,而不是被它所奴役!
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