Excel怎么做柏拉图

哎，这些年跟数据打交道，看多了形形色色的报表，真真假假，虚虚实实。但要说哪张图能一眼捅破窗户纸，直抵问题核心，让我拍案叫绝的，那柏拉图图绝对算一个，没有之一。你说那些花里胡哨的什么散点图、雷达图，它们有它们的用处，可一到找问题、抓重点的当口，那劲头儿，差得不是一星半点。柏拉图图，就是那位“千军万马避白袍”，直接把优先级给你亮出来，告诉你——“喂，别瞎忙活了，就搞这几个，大的影响就来了！”

这事儿，说来也怪，明明道理简单得不能再简单——20/80法则嘛，你我从小到大，听得耳朵都快出茧子了：80%的问题往往源于20%的原因。可真到了自己手里一堆乱七八糟的故障记录、客户投诉、销售退货，堆积如山的数据，多少人就被那股子混沌劲儿给唬住了，恨不得所有问题一锅端，结果呢？眉毛胡子一把抓，力气没少花，效果却寥寥。那时候，我心想，要是能有那么一张图，能把这些数据掰开了、揉碎了，再按照“轻重缓急”给码得整整齐齐，那该多省心啊！

直到有一天，我遇到了柏拉图图。它就像是一位经验老到的侦探，一眼就能从海量的线索中拎出那些真正作祟的“罪魁祸首”。尤其是在我们日常工作里最离不开的Excel里，做一张柏拉图图，压根儿没你想象的那么玄乎，根本不需要什么高大上的统计软件，就你手头这份Excel，足矣。

那，怎么着，我们现在就把它给捣鼓出来？

首先，你得有数据，这是万丈高楼平地起的基石。比如，你在车间里统计了上个月的废品类型，是“表面划痕”多，还是“尺寸不符”多，抑或是“颜色偏差”？或者，你是客服部的，想知道客户投诉最多的问题是什么？是“物流慢”，还是“产品质量差”，亦或是“售后服务态度不好”？把这些零散的、未经整理的数据，分门别类，然后老老实实地数一数，每种类型出现了多少次，这叫频率。

我的习惯是这样：在Excel里建两列。一列是“问题类型”（或者“缺陷种类”、“投诉类别”，总之是你的分类名称），另一列是“发生次数”（也就是频率）。别急着排版，先把它扔进去。

接着，就是排序。这一步至关重要，是柏拉图图的灵魂所在。把你的“发生次数”那一列，从大到小，给我“降序排列”！对，就是把最常出现的问题，放在最上面，一览无遗。这一排下来，你是不是已经能隐约看到一些端倪了？那些次数特别高的，是不是一下子就跳出来了？

光有发生次数还不够，我们还需要它的“占比”，也就是“百分比”。在“发生次数”旁边再加一列，就叫“发生百分比”吧。计算方法简单得很：每个问题类型的“发生次数”除以“总的发生次数”，再乘以100%。比如总共发生了100次问题，其中“表面划痕”有30次，那它的百分比就是30%。记得把这一列的单元格格式设成百分比，看着更直观。

再然后，就是累积百分比了，这玩意儿才是真正划重点的关键！再加一列，名字就叫“累积百分比”。第一行的累积百分比，就是它自己的“发生百分比”。从第二行开始，每一行的“累积百分比”等于它上面一行的“累积百分比”加上它自己的“发生百分比”。一路加下去，到最后一行，这个值应该精确地指向100%。

好，现在你手头应该有四列数据了：问题类型、发生次数、发生百分比、累积百分比。

接下来，就是见证奇迹的时刻了——画图！选中你的“问题类型”、“发生次数”和“累积百分比”这三列数据。别选“发生百分比”那一列，它是个中间过程，我们不需要它出现在图上，否则会干扰视线。

然后，去Excel菜单栏上找“插入”，再找“图表”。这里头学问可大了，你要是直接选个柱形图，那肯定不是我们要的柏拉图图。我们要的是“组合图”，也就是“组合柱形图和折线图”。

在“组合图”选项里，你会看到一个预览窗口。通常，Excel会默认把“发生次数”设为“簇状柱形图”，这个没问题。但关键在于“累积百分比”，它得是“折线图”，而且，最最重要的一点：勾选“累积百分比”对应的“次要Y轴”。

为什么是次要Y轴？你想啊，发生次数可能是几十上百，甚至上千次，而累积百分比永远是从0到100%。如果它们共用一个Y轴，那累积百分比的折线会扁平地贴在图表底部，根本看不清趋势。有了次要Y轴，就好比给它单独开辟了一条“赛道”，它才能舒展开来，把那条从左下角攀升到右上角的曲线，清晰地展示出来。

点确定，一张带着粗壮的柱形和优雅曲线的柏拉图图就赫然在目了！

但别急着下结论，图表还需要一点“妆容”才能更好地说话。

1. 标题： 给图表起个响亮的名字，比如“X部门上月投诉问题柏拉图分析图”。
2. 坐标轴标签： 主Y轴是“发生次数”，次Y轴是“累积百分比”，X轴是“问题类型”。清晰的标签能让你的观众一眼明白你在说什么。
3. 80%线： 这是解读柏拉图图的核心。在次要Y轴（累积百分比）的80%位置，手动或利用Excel的“添加趋势线”功能，给它加一条水平参照线。这条线一划上去，你就知道哪些问题类型被圈在了80%的累积百分比之内了。

现在，我们可以开始“读图”了。那些在80%累积百分比线左侧的柱子，以及它们对应的“问题类型”，就是你的“关键少数”！它们虽然看着不多，但它们加起来，却造成了绝大部分的问题。这不就是我们一直在寻找的，那些真正值得我们投入精力去改进的重点吗？

比如，你的投诉问题柏拉图图显示，“物流慢”、“产品质量差”和“售后服务态度不好”这三项加起来，已经贡献了82%的投诉。那你的精力，就应该优先扑在这三项上！而不是去纠结那些发生次数只有一两次的“包装损坏”或者“发票开错”之类的小问题。不是说那些问题不重要，而是从投入产出比来看，解决“关键少数”带来的影响，才是巨大的。

我见过不少团队，因为没有柏拉图图，大家争论不休，每个人都觉得自己的问题最急、最重要。结果呢？资源分散，力量削弱，问题解决了一堆，但整体绩效却不见起色。而一旦有了这张图，它就像一把尺子，公正、客观地告诉大家：“喏，看清楚了，重点在这儿！” 争吵少了，方向明确了，效率自然就上去了。那种拨开云雾见青天的感觉，别提多舒坦了！

所以你看，Excel做柏拉图图，真的不复杂。它不仅是一个数据可视化的工具，更是一种思维方式的体现。它教会我们，面对复杂的局面，不要被表象迷惑，要学会抓住主要矛盾，聚焦少数关键，才能四两拨千斤，取得事半功倍的效果。下次你再被一堆乱麻般的数据搞得焦头烂额时，不妨试试这张图，它会给你一个意想不到的答案。相信我，用了它，你再看那些数据，会发现世界都清晰多了。