怎么在Excel里排序

说起Excel，那是很多人工作生活中离不开的“神器”。尤其是数据量大了，不排序简直没法看，那叫一个乱麻。不过，你别看它是个表格软件，里面的排序功能，其实门道不少，玩好了，能让你效率倍增，玩不好，分分钟给你搞蒙圈。

我刚开始用Excel的时候，排序这事儿，就觉得简单，点一下按钮，它就给排好了。后来，数据越来越多，要求也越来越细，才发现，这“简单”背后，藏着大学问。

最基础的——升序降序，从小到大，从大到小

这个最容易理解了，也是最常用的。选中你想要排序的那一列（或者你打算以哪一列为基准来排序），然后到“数据”选项卡里，找那个“A↓”或者“Z↑”的图标，点一下，它就给你按数值大小或者字母顺序给你排得服服帖帖的。

举个例子，你有一堆学生的成绩，想看看谁考得最好，谁最差。直接选中成绩那一列，点“降序”，分数最高的就排在最上面了，一目了然。反之，点“升序”，分数最低的就在上面，方便你关注那些需要“重点关照”的学生。

这只是最简单的情况，当你只有一列需要排序的时候。但人生哪有那么简单？Excel里的数据，通常是横七竖八，好几列的数据。这时候，你如果只选中一列去排序，它会问你：“你要扩展选定区域吗？”

扩展选定区域：别让你的数据“离家出走”

这点很重要！如果你想按“班级”排序，然后在一个班级里再按“成绩”排序，你直接选中“成绩”那一列排序，其他列的数据，比如学生姓名、班级这些，它不会跟着动。结果就是，所有的数据都乱套了，张三的成绩跟李四的姓名对上了，那乐子可就大了。

所以，当你想让整个表格都按照你指定的列来重新排列组合的时候，一定要先选中你想要排序的整个数据区域，或者至少包含所有相关数据的区域。然后，再点击排序按钮。Excel通常会很智能地识别出来，并询问你是要“按当前选定排序”还是“扩展选定区域”。百分之九十九的情况下，你要选择“扩展选定区域”。这样，你选中的其他列的数据，都会跟着你的排序基准列一起“搬家”，保证了数据的完整性。

多级排序：这才是Excel排序的“看家本领”

生活远不止“从小到大”这么简单，很多时候，我们需要按好几层条件来排序。比如，你是一家公司的销售，想看看哪个区域的哪位销售员，卖出了最多的产品。这就不止一个排序维度了。

这时候，“多级排序”就派上用场了。还在“数据”选项卡里，找到那个写着“排序”的按钮（不是那两个图标），点进去，会弹出一个对话框。

这个对话框，简直就是Excel里排序的“控制中心”。

• 主要关键字： 你可以设定第一排序依据。比如，你先按照“销售区域”来排。
• 次要关键字： 然后，在同一个销售区域里，你再按照“销售额”来排。
• 第三、第四……层级： 你还可以继续添加更多的排序层级。比如，在同一个区域、同一个销售额的情况下，你还可以按照“销售员姓名”的字母顺序来排。

想想看，这个场景多有用。你可以在这个对话框里，把“销售区域”设置为“主要关键字”，排序方式选择“升序”（A-Z）。接着，添加一个“次要关键字”，设置为“销售额”，排序方式选择“降序”（最大到最小）。这样，Excel就会先按区域给你分好，然后在每个区域内部，再把销售额最高的销售员排到前面。

自定义排序：比你想的还要灵活

Excel的排序，不仅仅是数值和字母。它还有“自定义排序列表”。

什么意思呢？有些时候，你的数据不是简单的数值或者字母，而是一些特定的分类，它们有自己的逻辑顺序。比如，你有一个产品列表，里面有“小号”、“中号”、“大号”、“特大号”。如果你直接按字母排序，会变成“大号”、“中号”、“小号”、“特大号”，这显然不是你想要的。

这时候，你就可以创建一个“自定义排序列表”。在排序对话框里，选择“自定义排序”，然后点击“新建列表”。在这里，你就可以手动输入你想要的顺序，比如：

1. 小号
2. 中号
3. 大号
4. 特大号

输入完毕后，Excel就会记住这个顺序，下次再对包含这些词的数据进行排序时，它就会按照你设定的这个“自定义列表”来排，而不是默认的字母顺序。这对于管理具有特定顺序的类别数据，简直是救星。

“行”排序和“列”排序：你可能没注意到的细节

大多数时候，我们都是按“列”来排序，也就是把表格垂直地重新排列。但有时候，你可能需要把“行”也进行排序。

比如，你有一张表格，每一行代表一个产品的不同规格，你希望按照某个规格（比如“颜色”那一列）来调整行的顺序。通常情况下，Excel默认就是按列排序。如果你想让它按行排序，那么在排序对话框里，会有一个选项让你选择“排序依据”是“列”还是“行”。

不过，我个人还是更习惯按列排序，感觉更直观。如果需要按行来整理数据，有时候我会选择重新组织数据结构，把需要按行排序的内容，变成按列排序的格式，这样操作起来更顺手。

保留标题行：别让你的表头跟着瞎排序

还有一个特别容易犯的错，就是排序的时候，没有勾选“我的数据包含标题”。

如果你有一行标题，比如“姓名”、“年龄”、“分数”这些，当你选中整个数据区域去排序，但忘记勾选“我的数据包含标题”时，Excel会认为你的标题行也是普通数据，然后跟着一起排序。结果就是，你的表头会跑到表格中间，或者最下面，整个表格结构就全毁了。

所以，在排序之前，一定要确认你选中的区域包含了标题行，并且在排序对话框里，勾选上“我的数据包含标题”。这样，Excel就会把第一行（或者你指定的标题行）“锁定”住，不让它参与排序，只让下面的数据跟着动。这能省你多少麻烦，简直无法估量。

冻结窗格和排序：协同作战

有时候，数据量太大，滚动起来很不方便。尤其是你按好某个关键列，比如“销售区域”之后，你想一直盯着这个区域看，但滚动下去，标题行就看不见了。

这时候，“冻结窗格”就很有用了。在“视图”选项卡里，你可以选择冻结某一行或某一列。比如，冻结了第一行，你向下滚动时，标题行就会一直显示在最上面。

冻结窗格和排序结合起来用，能让你的数据分析过程更加流畅。先用排序把数据捋顺，然后冻结关键的区域，再进行其他操作，效率自然就上去了。

小结一下

总的来说，Excel的排序功能，远不止一个简单的按钮。它是一个强大的数据组织工具。掌握了多级排序、自定义排序，并且注意好“扩展选定区域”和“保留标题行”这些细节，你就能在面对海量数据时，游刃有余。别小看这小小的排序，它能让你的工作，从“杂乱无章”变成“井井有条”，这其中的成就感，只有自己体会过才懂。多练练，你会发现Excel的排序，比你想象的还要“听话”，还要“给力”。