excel转pdf怎么转换成文件小

天呐，每次一提到Excel转PDF，尤其是那种文件大得离谱，动不动就几十兆，甚至上百兆，我这心口就堵得慌！真的，发邮件发不出去，传到网盘慢如蜗牛，更别提接收方下载时的抓狂，这简直是当代职场人的一大“隐形杀手”。你们是不是也跟我一样，遇到过那种一个Excel表，里面明明就几张图、几行字，结果“另存为PDF”后，文件大小却能膨胀成一个胖子？我跟你说，这事儿真不是你电脑坏了，也不是Excel故意的，这里面，学问可大着呢，而且，要让excel转pdf怎么转换成文件小，其实还真有几把刷子，不藏着掖着，今儿咱们就敞开了聊。

首先，得把这“病根”找出来。为啥Excel转PDF会变大？我摸爬滚打这么多年，大致摸清了几个罪魁祸首。第一个，也是最常见的，就是图片！你有没有发现，很多人喜欢直接把截图、照片一股脑儿往Excel里扔？特别是那种高分辨率的原始图片，一张图可能就好几兆，你扔个十张八张进去，那PDF文件能不大吗？它在转换时可不是简单地给你“瘦身”，很多时候是把图片的原始数据都打包进去了。其次，字体也是个隐形杀手。尤其是那些为了“好看”或者“个性”，用了电脑里不太常见的字体，PDF为了保证你看到的样式和源文件一模一样，会把这些字体打包进去。你想想，一个字体文件有多大？如果你的表格里字体种类五花八门，那加起来可不是个小数目。

还有，别忘了那些“看不见的”数据。比如你可能为了排版方便，隐藏了很多行很多列，或者在工作簿里建了十几二十个sheet，但真正有内容的可能就一两个。默认情况下，很多转换方式会把这些隐藏的、空的数据区域也“考虑”进去。再比如，那些复杂的单元格格式、密密麻麻的批注、嵌入的图表对象，甚至是你曾经复制粘贴但后来删掉，却没彻底清理的残留信息，它们都可能在背后默默地“吃”掉文件空间。所以，要想把excel转pdf怎么转换成文件小，第一步，必须得从源头，也就是Excel文件本身开始“刮骨疗毒”。

我的经验是，动手转换前，先给Excel做个“大扫除”。这一步至关重要，能帮你省去后面很多麻烦。

1. 图片先行优化：这是我反复强调的重中之重！在把图片插入Excel之前，先用图片编辑软件（哪怕是最简单的画图工具）把它压缩一下，或者调整一下分辨率。如果只是用于屏幕显示，96DPI到150DPI（点每英寸）足够了，完全没必要搞个300DPI、600DPI的印刷级别图片。如果图片已经插进去了，Excel里也有自带的压缩功能！选中图片，在“图片格式”或“图片工具”里找到“压缩图片”选项，可以设置压缩的目标输出，比如“Web（150 ppi）”甚至“电子邮件（96 ppi）”，并且勾选“删除图片裁剪区域”，这样能把你看不到的图片边角料也一并清除。这一招，简直是“PDF瘦身”的神器，尤其对于那些图多表。
2. 清理“废弃”数据：把那些空着的、没用的工作表直接删掉。隐藏的行、列，如果PDF里不需要，也果断删除，而不是仅仅隐藏。你可能会说，“万一以后还要用呢？”那就另存一个原始版本，专门用于PDF转换的版本就只保留核心数据。
3. 统一并简化字体：尽量使用系统自带的、常见的字体，比如宋体、微软雅黑、 Calibri、Arial等。这些字体系统默认就有，PDF转换时就不需要再嵌入字体文件，自然就小了。如果非要用特殊字体，那也没办法，但至少要减少字体种类。
4. 精确设置“打印区域”：这个太重要了！很多人直接“另存为PDF”，结果发现PDF里多出很多空白页，或者只转换了一部分。那是因为你没设置打印区域。在“页面布局”选项卡下，选中你真正需要转换成PDF的区域，然后点击“打印区域”->“设置打印区域”。这样，PDF就只会转换你选中的部分，不会把其他空白或者无关的内容都拽进来。这是让excel转pdf怎么转换成文件小的又一关键步骤。
5. 清除批注和对象：如果你的Excel表里有很多批注或者嵌入的零碎对象，在转换成PDF之前，可以考虑删掉。当然，如果这些信息必须保留，那也没办法，但要知道它们会增加文件体积。

做完这些“准备工作”，我们才进入真正的转换环节。这时候，Excel自带的“另存为PDF”功能，或者借助虚拟打印机，就能派上用场了。

对于Excel自带的“另存为PDF”，你得学会利用它的“选项”。这才是精髓！ 当你点击“文件” -> “另存为” -> 选择保存类型为“PDF”时，在保存对话框的右下角，你会看到一个“选项”按钮，千万别忽略它！点进去，里面有乾坤： * 发布内容：这里默认可能是“活动工作表”或者“整个工作簿”。如果你只想要某几个特定区域，那在前面设置好“打印区域”后，这里选择“选定内容”就最棒了。如果需要整个工作簿，但里面空表太多，那还是老老实实删掉那些没用的表吧。 * 优化为：这就是关键中的关键！它有两个选项：“标准（用于联机和打印）”和“最小大小（用于联机）”。毫不犹豫地选择“最小大小（用于联机）”！这个选项会显著降低图片质量，从而大幅度缩小文件体积，当然，会牺牲一点清晰度，但对于仅仅是在线预览、非印刷需求的文档，绝对够用，而且能让你的文件小到难以置信。这就是excel转pdf怎么转换成文件小最直接的秘密。 * 包含非打印信息：这里的“文档属性”、“批注和修订”等等，如果不需要显示在PDF里，就取消勾选。这些信息虽然不直接显示，但也会被打包进去，增加体积。 * PDF选项：通常，如果你不需要PDF/A兼容性（一种档案标准，通常用于长期保存），就不要勾选“符合ISO 19005-1 (PDF/A)”。这个标准也会增加文件大小。

除了Excel自带的另存为功能，你还可以考虑使用虚拟PDF打印机。比如Windows系统自带的“Microsoft Print to PDF”，或者安装第三方的如“Adobe PDF”、“福昕PDF打印机”等。这些虚拟打印机在“打印”对话框里，通常会有更细致的“打印机属性”或“首选项”设置。在这里，你可以找到： * 打印质量或图像质量：你可以把DPI（点每英寸）设置得低一些。比如，从默认的300DPI甚至600DPI，调整到150DPI或96DPI。这和前面提到的图片压缩是异曲同工，只不过这是全局设置，对所有图片都生效。 * 字体嵌入：有些高级的虚拟打印机甚至允许你选择是否嵌入字体，或者只嵌入子集（只嵌入用到的字符）。 * 图像压缩：有些虚拟打印机会提供更具体的图像压缩选项，比如JPEG压缩的质量等级。

我通常会先用Excel自带的“另存为PDF”，选择“最小大小”。如果这样转换出来，文件还是不够小，或者我觉得图片质量损失太大了，那就尝试虚拟打印机，手动调整DPI和压缩等级。

最后，如果你的Excel文件实在是太复杂了，比如里面有大量的矢量图、复杂的宏、各种图层，或者你已经做了所有能做的，但PDF还是大的让人绝望，那可能就需要祭出“大杀器”了——PDF优化工具。业界最出名的当然是Adobe Acrobat Pro。它里面有个非常强大的功能叫做“优化PDF”： * 打开巨大的PDF文件。 * 找到“工具”->“优化PDF”（或在“文件”菜单下找“缩小文件大小”）。 * Acrobat Pro会提供一系列选项，比如图像降采样（进一步降低图片分辨率）、字体子集嵌入（只嵌入PDF中用到的字体字符，而不是整个字体文件）、删除对象（比如嵌入的缩略图、书签等）、清理用户数据（删除注释、表单数据等）。你可以根据自己的需求，一步步地进行精细化优化，往往能把几百兆的PDF，压缩到几兆甚至几百K，而且肉眼看不出明显的质量损失。当然，这是个付费软件，但对于经常需要处理大量文档的人来说，绝对值得投资。 * 市面上也有一些在线PDF压缩工具，比如Smallpdf、iLovePDF等，它们操作简单，直接上传下载，但请注意数据安全和隐私。如果文件包含敏感信息，最好不要使用在线工具，或者选择信誉良好的服务商。

所以你看，excel转pdf怎么转换成文件小，它不是一道选择题，而是一套组合拳。从源文件 Excel 的预处理（优化图片、清理数据、设置打印区域），到转换过程中的参数选择（“最小大小”选项、DPI设置），再到转换后的PDF文件的二次优化（Adobe Acrobat Pro），每一步都可能影响最终的文件大小。没有哪个银弹能解决所有问题，你得根据自己的文件特性和需求，灵活运用这些方法。

我以前啊，为了一个几百兆的PDF，能折腾半天，最后还抱怨电脑不给力。后来慢慢摸索出这些门道，才发现根本不是工具的问题，是自己没用对方法。现在，我转换出来的PDF，大部分都能控制在几百K到几兆之间，发邮件嗖嗖的，上传网盘也不带卡壳的，工作效率一下就上去了。那种把一个庞大无比的Excel表，成功“瘦身”成一个轻巧的PDF，然后顺畅地分享出去的快感，真是难以言喻。赶紧试试这些方法吧，相信我，你也能成为“PDF瘦身”高手，彻底告别“胖PDF”的烦恼！