手里捏着一份Excel表,密密麻麻的数据,看得人眼花。这不是最糟的,最糟的是,老板或者你自己,突然蹦出来个需求:“把所有市场部的,并且是经理的人给我找出来。”
完了,你的大脑里第一反应可能是,点那个“自动筛选”的小漏斗呗。先在“部门”那列选“市场部”,然后跑到“职位”那列选“经理”。
这当然行,绝对行。两列一起筛选,最基本的操作不就是这么叠加上去的嘛。但这招儿,面对稍微复杂一点儿的条件,就有点儿——怎么说呢?——捉襟见肘,甚至把自己绕晕。比如,要是“市场部 或者 销售部”,同时要求是“经理 且不 是实习生”呢?你在那个小框框里勾来勾去,很容易就漏了或者错了。而且,如果你想把筛选结果复制出来到别的地方,有时候那个自动筛选的结果复制过去,格式啦、隐藏行啦,总有些让你头疼的小麻烦。
这时候,真正能把“两列”乃至“好多列”的条件,像拧麻花一样“拧”成一个整体,精准下手的,我觉得得搬出两个稍微高级一点,但绝对好用的招儿。
第一个,我觉得是Excel的“高级筛选”。这玩意儿,听名字就觉得好像很高大上,初次接触可能有点儿摸不着头脑,但一旦你搞懂了它的逻辑,你会觉得之前那种自动筛选叠罗汉的方式简直弱爆了。
用高级筛选,你得先在表格旁边找块空地,搭一个“条件区域”。这地方就是你告诉Excel,“我想要符合什么什么条件”的。这个“条件区域”的搭法有点讲究:第一行必须是你要筛选的那些列的“标题”,得跟原表里的标题一模一样,一个字儿都不能差,甚至大小写最好也一样,省得出幺蛾子。比如你要筛选部门和职位,那就把“部门”和“职位”这两个标题复制过来。
标题下面呢,就是填具体的条件了。精髓就在这里:同一行代表“且”(AND),不同行代表“或”(OR)。
拿刚才那个例子,“市场部且经理”。你在“部门”标题下面那一行的单元格里写“市场部”,然后在同一行对应的“职位”标题下面的单元格里写“经理”。看清楚哈,是同一行!这就告诉Excel:“给我找部门是市场部 并且 职位是经理的数据。”是不是一下就把那两个条件“捆”在一起了?
如果条件是“市场部 或者 销售部”?那你就不能写在同一行了。在“部门”标题下面第一行写“市场部”,然后在第二行(也就是“部门”标题下面隔了一行)写“销售部”。不同行,就是“或”。
要是更复杂点儿,比如“市场部且经理”,或者 “销售部且主管”?别慌,这是个组合条件。第一行:部门写“市场部”,职位写“经理”。第二行:部门写“销售部”,职位写“主管”。这样,Excel读到的就是:“找部门是市场部 且 职位是经理的,或者 部门是销售部 且 职位是主管的。”看到没?不同行代表“大或”,同一行代表“小且”,排列组合起来,再复杂的“既要又要还要”或者“这个行那个也行”的条件,你都能用这个“条件区域”搭出来。
搭好“条件区域”后,就去“数据”选项卡里找那个“高级”按钮(有时候叫“高级筛选”)。点开它,会弹出一个框。里面主要填三个地方: 1. “列表区域”:就是你的原始数据表,包括标题行,全选上。 2. “条件区域”:就是你刚才搭好的那个小表格,包括标题行和下面的条件行,全选上。 3. “筛选结果至”:这个厉害了!你可以选择“在原有区域显示筛选结果”(数据表就地变短,只显示符合条件的行),或者“复制到其他位置”(Excel会新建一个地方,只把你筛选出来的数据复制过去,原表不动,这招儿特别方便)。
选好了,点“确定”。“刷拉”一下(脑补Excel快速执行的声音),你的数据就按你指定的“两列一起”甚至“多列一起”的复杂条件筛选好了。是不是感觉比自动筛选一层一层叠加上去,逻辑更清晰,操作更一步到位?
不过说实话,搭“条件区域”有时候也挺烦的,特别是临时想查个东西,或者你的条件变化很快的时候。而且标题一模一样这点,新手很容易出错,少个空格或者多了个标点,高级筛选就罢工给你看。
那有没有更“傻瓜”、更直观,但同样能实现“两列一起筛选”效果的办法呢?有!而且这招儿在民间(我的意思是,在实际工作里,特别是临时处理数据时)使用率可能更高!那就是——加一列辅助列!
这招儿的思路是,我用一个新加的列,通过写公式的方式,把好几列的条件判断给“揉”到一起。然后在这一列上做普通的自动筛选就够了。
怎么做?简单粗暴:在你原始数据的最右边,找个空白列(比如你的数据到E列,那F列G列随便你用哪个)。在这一列的标题行,给它起个名字,叫啥都行,比如“筛选标记”、“是否符合”等等。
然后,在这列的第一个数据行(比如F2,如果标题是F1的话),写个公式。这个公式的目的就是判断,当前这一行的数据,是不是同时满足了你两列(或多列)的条件。
就拿“市场部且经理”来说,假设部门在B列,职位在C列。你在F2单元格就写:
=AND(B2="市场部", C2="经理")
看明白了吗?AND 函数就是用来判断是不是“且”的关系的。它里面的每个条件(B2="市场部" 和 C2="经理")都为真时,整个AND函数才返回TRUE(真)。否则,只要有一个条件不满足,或者都不满足,AND函数就返回FALSE(假)。
如果你要的是“市场部 或者 销售部”?那公式就得用OR函数:
=OR(B2="市场部", B2="销售部")
更复杂的“市场部且经理,或者销售部且主管”?别怕,把AND和OR嵌套起来用:
=OR(AND(B2="市场部", C2="经理"), AND(B2="销售部", C2="主管"))
看到没?用公式,你可以搭建出任意复杂的逻辑判断!
写好第一个单元格的公式(比如F2),接下来就简单了:点住F2单元格右下角那个小小的绿色方块(叫填充柄),鼠标变成实心黑色十字的时候,biu~ 一下拉到你数据表的最后一行!或者更懒的办法是,双击那个小方块,Excel会自动帮你把公式填充到数据区域的最后一行。
现在,你的这个辅助列里,密密麻麻的就全是TRUE和FALSE了。符合你复杂筛选条件的行,对应的辅助列单元格就是TRUE;不符合的,就是FALSE。
最后一步呢?就简单了!对着你这个辅助列(比如F列),点那个普通的自动筛选漏斗!只要筛选出那些值为TRUE的行不就得了!剩下的FALSE或者空白的,就都被你“筛”掉了。
用辅助列的好处是,公式非常灵活,你可以用各种Excel函数来构建条件,不只是“等于”,还可以是“包含某个关键词”(用SEARCH或FIND函数),“大于某个数值”(用>),“小于某个日期”(用<配合日期函数)等等。而且结果直接显示在表格里,非常直观,公式写错了也容易检查。
相比之下,高级筛选更适合那种需要反复执行相同筛选、或者结果需要独立存放的场景。而辅助列呢,更像是临时起意、快速验证、或者条件逻辑特别绕(用公式写比搭条件区域可能更清晰)的时候。两者都能实现“两列一起筛选”的目的,但各有各的脾气和适用的场合。
说白了,Excel筛选这事儿,从最简单的单列,到叠加的多列,再到用高级筛选或辅助列把多列条件“捆”在一起,一步步解决的都是怎么从茫茫数据里精准捞出你想要的那部分。特别是“两列一起筛选”这种需求,它已经不是简单的“是这个”或“是那个”了,而是“既要是这个,又要是那个”或者更复杂的组合。
下次再遇到这种“既要又要”或者“左一个右一个”的筛选要求,别对着数据表发呆,更别被那些密密麻麻的单元格吓住。想想这俩招儿——搭个高级筛选的条件区域,或者加个辅助列写个判断公式。上手练几次,找到适合自己的那条路。你会发现,处理这种数据,效率唰唰就上去了,看啥数据都觉得没那么面目可憎了。前提是你公式或者条件别手抖输错字母和符号哈,那可是会让人抓狂的!
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