excel怎么转换成pdf文件

话说回来，这Excel转PDF啊，听着简单，里头的门道可真不少，没少让人头疼。你像我，刚入行那会儿，跟表格打交道比吃饭还多，Excel文件动不动就要发出去给人看。可你知道的，那玩意儿太“活泼”了！格式稍不注意就跑偏，字体你那儿有我这儿没有，一打开排版全乱，特别是那些精心调整过的表格、图表，简直是灾难现场。还有更要命的，你发个Excel过去，万一对方手一滑改了你的数据咋办？或者人家压根没装Excel，看都看不了，那不抓瞎了？

所以啊，慢慢我就发现，把Excel变成PDF，这简直是刚需！PDF这玩意儿多好，格式固定得死死的，你在电脑上看是这样，我在手机上看也是这样，打出来还是这样，跟照片似的，改不了（至少不像Excel那么轻易就改），分享出去省心多了。而且通常文件还更小巧，方便传输。

那么问题来了，这Excel到底怎么转换成PDF文件呢？方法多着呢，各有各的脾气，各有各的优缺点，我这些年摸爬滚打，算是试了个遍，也踩过不少坑。今儿就跟你说道说道，顺带吐吐槽。

第一种方法：Excel自带的“导出”或“另存为”

这是最直观、最傻瓜，也最推荐的方法，特别是对于大多数简单、非敏感的表格。你想啊，人家微软Office自己家的东西，总归是最懂自己的。操作也简单到爆：打开你的Excel文件，点左上角那个“文件”菜单，然后找“导出”或者“另存为”（不同版本 Office 界面可能有点儿小差别，但意思差不多）。选“创建PDF/XPS文档”，然后点那个大大的“创建PDF/XPS”按钮。这时候会弹出一个保存窗口，你选个地方，给文件起个名，然后在保存类型里选“PDF”，最后点“发布”就成了。

多说一句啊，在点“发布”之前，旁边有个“选项”按钮，这地方藏着点儿小心思。点进去，你能选是把整个工作簿都转了，还是只转当前的工作表，或者就转你刚才用鼠标拖出来选定的区域。这里还能设置要不要导出超链接、要不要忽略打印区域等等。更重要的，它有两个优化选项：“标准发布(联机发布和打印)”和“最小大小(联机发布)”。前者转出来的文件质量高，图清晰、字锐利，但文件可能会有点儿胖；后者嘛，就是牺牲点儿质量，把文件使劲儿压小，适合网上快速分享那种。我的经验是，如果不是对文件大小有极致要求，选“标准发布”错不了，至少清晰度有保证。

这个方法的好处呢，显而易见：方便，就在软件里，不用额外装啥；保留格式相对较好，毕竟是亲生的嘛；操作简单，小白也能轻松上手。

但是！别以为它就完美无缺了。我不知道你遇没遇到过，有时候明明你在Excel里把分页、缩放啥的都设置得好好的，预览看着也没毛病，结果转出来的PDF，哎哟喂，不是表格被截断了，就是分页的地方莫名其妙多了几行空百，或者字迹突然变得有点儿虚。特别是那些用了比较特殊字体的，或者表格里嵌了复杂图表、图片的，转出来格式失真的概率就高了。而且，Excel里的某些超链接或者 VBA 按钮什么的，转成 PDF 后就可能会失效，变成纯文本或者干脆没了。所以用这个方法转完，一定得打开PDF文件仔细检查一遍，千万别偷懒。

第二种方法：利用“虚拟打印机”

这招也挺经典的。你可以理解成，我不直接“导出”成PDF，我假装我要把这个Excel文件打到纸上，只不过我选的不是真的打印机，而是一个能把东西“打”成PDF文件的虚拟打印机。Windows 系统自从 Win10 好像就自带了一个“Microsoft Print to PDF”，很好用。如果你装了 Adobe Acrobat、福昕阅读器（Foxit Reader）这些软件，它们通常也会“顺带”给你安装一个自家的 PDF 打印机。

操作步骤：打开Excel文件，点“文件”->“打印”。然后在打印机的下拉列表里，找到那个带“PDF”字样的打印机，比如“Microsoft Print to PDF”或者“Adobe PDF”。选定它，然后点“打印”。这时候它不会真的把东西打到纸上，而是弹出一个“另存为PDF”的窗口，你选个地方保存就行了。

为啥有人喜欢用这个方法呢？因为它能最大限度地利用Excel的打印设置功能。你在“打印预览”里怎么设置的页面大小、方向、缩放比例、打印区域、重复标题行、页眉页脚，转出来的PDF基本就能保持一致。特别是当你需要控制每一页显示多少行、如何分页时，在Excel的打印设置里调整比直接导出来得更灵活、更容易看到效果。

但是！这方法也有它的局限性。首先，它毕竟是模拟打印，有些Excel的交互特性（比如前面提到的超链接、按钮）可能丢失。其次，打印出来的PDF文件大小可能不如直接导出的小巧，特别是当表格里有高分辨率图片的时候。而且，万一你的Excel文件页面设置没弄好，比如缩放比例不对，或者内容太多超出了页面边界，那转出来的PDF也会是乱的，甚至被截掉一部分。所以，用虚拟打印机前，强烈建议你在Excel的“打印预览”里把页面设置调到满意为止。别问我怎么知道的，都是泪，没少因为这事儿返工。

第三种方法：借助“在线转换工具”

哎呀，这年头，网上啥都有！Excel转PDF的在线工具，一搜一大把。什么 iLovePDF、Smallpdf、迅捷PDF转换器在线版等等，多得去了。它们通常操作非常简单，你只需要打开网页，把你那个Excel文件拖进去或者上传，点个按钮，等着它转完再下载PDF文件就行了。对于那种小巧文件，或者你只是偶尔需要转换一下，电脑上不想装额外软件，这个方法是挺方便的。而且有些在线工具还提供批量转换、PDF合并、压缩等额外功能，看着挺诱人。

但是！敲黑板划重点了啊，用在线工具，最大的问题是安全性！你想啊，你的文件要先上传到人家的服务器上去进行处理，特别是如果你的Excel文件里包含敏感数据、公司内部信息、客户资料啥的，你真的放心把它交给一个不知道底细的第三方网站吗？鬼知道它们会怎么处理你的文件，有没有数据泄露的风险？我是轻易不敢用这招来处理重要的、敏感的文件的。

再者，这些在线工具，免费的通常会有这样那样的限制：文件大小限制、转换次数限制，或者转出来的PDF文件上带个大大的水印，看着别扭。转换效果也可能不如软件自带的好，特别是遇到复杂的格式、图表，或者文件比较大的时候，转出来的东西可能惨不忍睹，排版乱七八糟，图片模糊，字迹发虚。而且，转换速度也取决于你的网速和对方服务器的繁忙程度，有时候慢得让人抓狂。所以，在线工具，救急可以，但安全性和稳定性上，我是持保留态度的。

第四种方法：安装“第三方转换软件”

除了上面这些，市面上还有很多专门做PDF转换的第三方软件。比如前面提到的 Adobe Acrobat Pro（这个是专业的，功能非常强大，但价格不菲）、WPS Office（虽然是 Office 软件，但它自带的PDF处理功能也很不错）、还有各种名字叫“PDF转换器”、“Excel转PDF专家”之类的软件。

这些软件通常功能比较全面，转换效果也比较稳定，对于复杂格式的Excel文件处理得比较好，而且很多支持批量转换，如果你需要大量、高频次地进行Excel转PDF的操作，安装一个趁手的软件可能是个不错的选择。一些软件还能在转换时设置PDF的安全性，比如加密码保护，限制打印、复制等，这个对于保护你的数据安全很有用。

但问题是，好的软件通常是付费的，免费的功能往往受限。而且安装软件本身就需要占用硬盘空间，有些来路不明的软件还可能捆绑广告甚至是恶意软件，安装时一定要擦亮眼睛，从官方渠道下载，别随便点那些不明链接。对我来说，除非工作性质需要大量、复杂的转换，不然我不太愿意为了偶尔的需求去专门装个软件。

一点碎碎念和经验总结

说了这么多方法，你看，各有各的活法。那么到底哪种方法最好呢？这得看你的具体情况。

如果你的Excel文件比较简单，没有特别复杂的格式、图表啥的，或者对格式精度要求没那么极致，而且文件不敏感，我首推Excel自带的导出功能。方便快捷，大多数时候效果也够用。记住导出前稍微检查一下Excel的页面设置，特别是打印区域和缩放，能少走不少弯路。

如果你的Excel页面设置已经调到完美，需要精细控制打印效果来分页，或者导出功能总是格式失真，可以试试虚拟打印机。通过调整打印设置，你对最终PDF的排版会有更多控制力。

如果只是偶尔急用，文件内容又不敏感，图个方便，可以考虑在线工具。但切记安全性是硬伤，敏感数据文件千万别传上去。同时要做好心理准备，转换效果可能不如预期，水印和广告也挺烦人。

如果你的工作离不开大量的、复杂的Excel转PDF操作，或者对格式保留、转换速度、安全性（比如密码保护）有高要求，而且预算允许，那么投资一个付费的第三方转换软件可能是最省事的选择。但在安装前务必做好安全检查。

无论你用哪种方法，切记切记，转换完成后一定要打开生成的PDF文件仔仔细细地检查一遍！看看排版乱不乱，内容全不全，字体对不对，图片、图表有没有问题，超链接还在不在（如果需要的话），特别是那些多页的表格，分页是不是按照你的意思来的。别等发给别人了，出了问题再返工，那才叫真麻烦。这检查的步骤，真的能帮你省下无数解释和返工的时间。

说到底，Excel转PDF这事儿，方法是死的，人是活的。多试几种，找到最适合自己需求的，才是王道。没有哪一种方法能百分之百完美处理所有情况，总会有这样那样的意外。但只要掌握了这些基本的思路，了解了它们的脾气秉性，遇到问题时就知道从哪个方向去排查了。希望我的这些经验，能帮你少踩点坑吧。