我跟你讲,昨天我加班到凌晨两点,辛辛苦苦整理了一份销售数据报告,几千行啊!图表做的漂漂亮亮,公式设的一点毛病都没有,自我感觉良好,简直要升职加薪,走上人生巅峰了。结果呢?结果保存的时候,卡住了!
当时我脑袋嗡的一下,就感觉有什么东西碎掉了。强制关闭?不行,那绝对是玉石俱焚。等?等到天荒地老,电脑都没反应。
你可能觉得,这有什么大不了的,重新做呗。站着说话不腰疼!你没体会过那种眼睁睁看着心血付诸东流的绝望。那是真的想把电脑砸了的心都有!
后来,还是同事教了我几招,我才勉强找回了一点数据。不然,我估计今天都没脸见老板了。
首先,要知道,Excel保存不了的原因有很多种。最常见的,就是文件太大。动不动就几百兆,甚至上G,电脑配置跟不上,肯定卡死。特别是表格里面包含大量公式、图片、或者数据透视表的时候,更是雪上加霜。
这种时候,我的建议是:分拆文件!把一个大的Excel文件拆成几个小的。比如,按月份拆分,或者按产品类别拆分。这样,每个文件的体积都小了,保存起来就快多了。再一个,把不需要的公式计算结果,转换成数值,这样也能大大减少文件的大小。图片的话,就压缩一下,能看清就行,又不是要做展览。
还有一种情况,就是Excel软件本身的问题。比如,版本太老,或者安装了不兼容的插件。我之前就遇到过,装了个插件,结果Excel就开始抽风,经常崩溃,保存不了。卸载插件之后,立马就恢复正常了。所以,要定期更新Excel版本,慎重安装插件。特别是那些来路不明的插件,千万别碰!
另外,电脑的内存也是一个关键因素。Excel运行的时候,需要占用大量的内存。如果电脑内存不够,就会导致Excel运行缓慢,甚至崩溃。所以,要及时清理电脑内存,关闭一些不必要的程序。如果条件允许,最好是升级一下电脑的内存条。
再说说我昨天遇到的情况。我后来发现,是因为我的Excel文件里,引用了一个外部数据源,但是那个数据源的网络连接不稳定。Excel一直在尝试连接那个数据源,结果就卡住了。这种时候,最好的办法是断开外部数据源的连接,先把文件保存下来,然后再重新连接。或者,干脆把外部数据源的数据,复制到Excel表格里,直接使用。
对了,还有一点很容易被忽略,那就是Excel的自动保存功能。Excel默认会自动保存文件,但是有时候,自动保存也会出错。如果自动保存失败,就可能导致文件无法保存。所以,要定期手动保存文件。养成良好的习惯,每隔几分钟就按一下Ctrl+S,准没错!
说实话,Excel这玩意儿,有时候真的让人又爱又恨。功能强大是真强大,但是动不动就出点幺蛾子也是真的。特别是遇到紧急情况的时候,Excel突然崩溃,简直能让人心态爆炸。
所以,我总结了一下,想要避免Excel保存不了的悲剧,就要做到以下几点:
- 文件大小要控制,尽量拆分,压缩。
- 软件版本要更新,插件要慎重。
- 电脑配置要跟上,内存要清理。
- 外部数据源要稳定,连接要小心。
- 手动保存要养成,Ctrl+S要常按。
记住这些,下次再遇到Excel保存不了的情况,就不会那么手足无措了。当然,最重要的是,要保持一颗平常心。毕竟,生活总要有点不如意,才能显得更加精彩嘛!
最后的最后,真的,重要文件,备份!备份!备份!重要的事情说三遍。网盘、U盘、移动硬盘,能用的都用上。别等到真的出了事,才后悔莫及。相信我,血的教训!
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