excel太大了怎么缩小

Excel文件太大，真的是让人头大！别提了，那种感觉，就像背着个沉甸甸的石头在跑，动不动几十兆上百兆，甚至几个G，光是打开、保存就够你喝一壶的。有时候你明明看着数据量也就那样，撑死了几万行，但它就是能轻松上百兆，动一下鼠标都要等半天，那种感觉，绝望！所以，咱们得给它“瘦身”，减减肥，让它跑得快点，别老拖后腿。

你说这Excel文件为啥能胖成这样？原因五花八门，有时候真挺邪门儿的。别以为光是数据多，那只是冰山一角。很多时候，罪魁祸首是那些看不见摸不着的东西，或者你压根没注意到的细节。

第一，也是最常见的，隐藏的行、列和工作表。你以为删了就干净了？naive！选中行右键，点个“隐藏”，或者干脆把一堆工作表给隐藏了，文件大小可不一定给你减多少。它们还在那儿占地方呢！所以，彻底删除那些不需要的行、列和工作表才是正道。尤其是那些几十万行，你只用了前面一小段的，后面空着的或者隐藏的大片区域，那是实打实的“虚胖”。

第二，格式，尤其是那些花里胡哨的。你是不是喜欢给表格加上各种边框、底纹、字体颜色？是不是喜欢用格式刷到处刷？甚至整列整行的应用格式？条件格式也是个“潜力股”，规则设多了，或者应用范围太广，也会让文件膨胀。别小看这些格式，它们也是数据！特别是那种把一整列甚至整个工作表都设了格式的，即便下面没数据，格式信息也是存储着的。清理格式，试试选中区域，用“清除”里的“清除格式”。有些时候，新建一个工作表，只把“值”复制过去（右键选择“选择性粘贴”，然后选“值”），效果立竿见影，虽然格式没了，但文件大小能给你惊喜。

第三，对象！对象！对象！重要的事情说三遍。这里的对象包括图片、形状、图表、文本框等等。你从网页上随便复制粘贴点东西过来，可能就带了各种隐藏的图片或者格式信息。你画了个箭头、画了个框，甚至插入个图标，它们都是对象。更要命的是，有时候你删掉了，但它们隐身了！找不着！这种藏猫猫的对象是文件大小的隐形杀手。怎么找？按Alt + F10打开“选择窗格”，或者去“查找和选择”那里，点“定位条件”，然后选“对象”。你会发现，哇塞，这文件里怎么藏了这么多奇奇怪怪的东西！选中它们，统统删掉！有时候你会发现很多名字稀奇古怪的形状，可能就是复制粘贴网页内容带进来的垃圾。

第四，冗余的定义名称。用过“定义名称”吧？方便公式引用。但有时候定义了用不上的，或者因为复制粘贴带过来一堆指向错误、指向外部链接的定义名称，这些都会让文件变大，甚至导致卡顿或错误。去“公式”选项卡，打开“名称管理器”，看看里面有没有一堆你根本不认识或者不需要的名称，有的话，别犹豫，删除！

第五，外部链接。如果你的文件链接到其他Excel文件、其他数据源，这些链接信息也会增加文件大小。虽然有时候不多，但如果链接有问题或者指向的文件不存在，可能会导致其他问题。去“数据”选项卡，找到“编辑链接”，看看有没有链接，如果不需要了，可以选择“断开链接”。断开之前，务必确认里面的数据是固定的，不会因为断开链接而变成错误值！你可以先复制链接的数据，然后选择性粘贴为“值”，再断开链接。

第六，公式，尤其是复杂的数组公式或易失性函数。虽然公式本身占空间不大，但过于复杂或大量的计算会影响性能。更关键的是，如果公式引用了很大的范围，即使范围里大部分是空的，有时候也会影响文件大小或计算负担。这一条对文件大小影响可能不如前几项那么直接，但优化公式绝对是提升性能、间接让文件“感觉”更轻快的方法。

第七，“保存”的艺术——另存为！别小看这个操作。有时候文件积累了太多编辑历史、撤销信息或者一些内部碎片，直接保存会保留这些东西。而“另存为”的过程，相当于重新组织文件结构，很多时候能清理掉一些内部垃圾，文件大小会神奇地减少一部分。这招儿，别看土，有时候比啥都灵。而且，另存为的时候，还有一个杀手锏：保存类型。默认是.xlsx格式，但你可以选择Excel 二进制工作簿(.xlsb)。.xlsb格式是一种二进制格式，相比基于XML的.xlsx，它处理速度更快，文件体积通常也小很多，很多时候能压缩掉一半甚至更多！这是给大型Excel文件瘦身、提速最有效的方法之一。缺点是兼容性可能略差一丁点儿（比如很老的Excel版本打不开），但对于绝大多数现代Excel使用者来说，xlsb绝对是处理大文件的首选格式。试试看，把那个几十兆、上百兆的文件另存为.xlsb，瞬间变小，打开速度也快了，那种成就感，你懂的！

第八，利用Excel自带的工具：文档检查器。在“文件”菜单里（或者叫“Office按钮”），找到“信息”，里面有个“检查工作簿”，点开选择“检查文档”。这个工具能帮你找到很多隐藏的信息，比如批注、文档属性、隐藏的行/列/工作表、嵌入的对象、XML数据等等。勾选你怀疑的项目，点“检查”，然后根据结果选择“全部删除”。特别是那些你复制粘贴别人文件内容过来，可能带进来的作者信息、批注啥的，都可以用它清理掉。有时候它也能找到并帮你清理掉一些损坏的或冗余的对象。

最后，再唠叨一句，预防大于治疗。创建Excel文件的时候就多注意点儿。少从网上直接粘贴带格式的内容，尽量只粘贴“值”或用“匹配目标格式”。少滥用格式刷，特别是刷整行整列。需要隐藏内容的时候，如果确定以后不需要了，不如直接删除。画图表对象的时候，也尽量精简。从源头控制，比事后补救省力多了。

总之，Excel文件太大了，别慌。它就像一个塞满东西的杂物间，里面堆了很多你根本用不着甚至不知道什么时候扔进去的垃圾。咱们要做的，就是有条不紊地把这些垃圾找出来，清理掉。从隐藏的，到格式，到对象，再到名称和链接，一步一步排查。别忘了“另存为”，尤其是.xlsb格式，那真是个大杀器。多管齐下，你的Excel文件一定能成功瘦身，跑得飞快！加油！