怎么在excel中插入另一个excel

哎呀，Excel这玩意儿，真是又爱又恨！说它是办公神器吧，确实能解决不少大问题；说它是个“坑”吧，有时候又会把你绕得七荤八素，恨不得把键盘给砸了。最近常有人问我一个特有意思的问题：“我想把另一个Excel文件，整个儿地，塞到我这个Excel里面，行不行？” 好家伙，听着像把大象装冰箱，是不是？但你别说，这需求还真挺普遍的，尤其是在做那种需要“一锅端”的报告或者项目总结时。

你可能想象的是，就像插入一张图片那样，把另一个Excel的“样貌”直接贴过来。嗯，某种程度上，想法是对的，但具体操作起来，这里头门道可就多了，绝不是简简单单一个“插入”了事儿。咱们今天就来好好掰扯掰扯，到底怎么个“插入”法，以及这几种“插入”背后，藏着哪些你必须知道的坑和宝藏。

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一、最直观的“塞进去”：对象嵌入的玄机

当你心里默念着“插入另一个Excel”，十有八九，你脑子里浮现的就是这个——嵌入对象（Object Embedding）。这就像你在一个档案袋里，直接放进去另一个更小的档案袋，打开外面这个，里头的那个也能直接拿出来用。

怎么操作呢？ 别急，深呼吸，这事儿没你想的那么玄乎。

1. 你得去咱们Excel界面最上面的那个“插入”选项卡。它就像个百宝箱，啥都能往里塞。
2. 在“插入”选项卡里头，你得眼尖地找到“文本”那个组，然后会看到一个叫“对象”的按钮。对，就是它！一个有点像两个小方块叠在一起的图标。点它！
3. 弹出来的“对象”对话框里，你看到两个标签页：“新建”和“由文件创建”。咱们既然是要把“另一个Excel”搞进来，那肯定选“由文件创建”，对吧？
4. 点完“由文件创建”，你会看到一个“浏览”按钮。就像你在电脑里找文件一样，点它，然后找到你那个躺在角落里、等着被“插入”的Excel文件。选定它，然后点击“确定”。
5. 重点来了，这里有两个复选框：“显示为图标”和“链接到文件”。这俩可真是决定你“插入”后体验的关键！
   • 如果你勾上“显示为图标”，那它就安安静静地躺在那儿，像个小方块，上面显示着你那个Excel的名字或者一个默认的Excel图标。你得双击它，它才会打开。这就像一个精致的“链接”，但文件本身已经“身家性命”都搬到了你的宿主Excel里。
   • 如果你不勾选“显示为图标”呢？嘿，它就大大咧咧地把自己的第一页内容直接摊开给你看，就像在你的工作表里开了一扇窗，能直接看到另一个Excel的“脸”。但说实话，这种方式，经常会因为尺寸、排版问题搞得一团糟，视觉效果嘛，一言难尽。我个人是极少这么用的，因为实在太丑了，而且很容易遮挡住你原本的内容。
   • 至于“链接到文件”，这个可得慎重！如果勾选了它，那你的Excel文件里，嵌入的就不是完整的另一个Excel，而仅仅是一个“指向”那个文件的链接。这就意味着，原文件在哪儿，它就指向哪儿。一旦原文件挪了地方，或者你把这个宿主Excel发给别人，而别人电脑上没有那个路径和那个文件，啪！ 这个“嵌入”的对象就废了，打不开了，报个错，说不定还带着个大大的红色叉叉，可怜兮兮地提醒你，“链接已断开！”。所以，如果你是想实现真正的“一锅端”，把文件打包发给别人，千万别勾选“链接到文件”！让它彻彻底底地“嵌入”进来，做个孤零零的“分身”，与原文件再无瓜葛。

优点是什么？

• 打包方便： 想象一下，你发个邮件，只要这一个Excel，对方就能看到所有相关的报告、数据源，甚至是个小说明文档，多省事儿！所有的文件都乖乖地窝在一个地方，简直是“迷你档案袋”本袋。
• 自给自足： 嵌入之后，它就是你这个Excel文件的一部分了。原文件就算删了、改了、跑了，也丝毫不影响你这个宿主文件里的“分身”。你双击它，它依然能打开，独立编辑。

缺点可就大了去了！

• 文件大小暴增： 这点儿可得提醒你，别到时候一个几KB的小报告，硬生生“塞”成几十MB甚至几百MB的“巨无霸”。你想啊，把一个完整的Excel（哪怕里头没多少数据，一个空文件也占几百K呢）整个儿搬进来，文件能不大吗？你的Excel分分钟胖三圈！
• 性能下降： 文件一大，打开速度能让你等到花儿都谢了。尤其是你的电脑配置稍微差点儿，这嵌入的玩意儿能把你卡到怀疑人生，点一下鼠标，转个圈圈，半天没反应。
• 版本管理噩梦： 嵌入进来的文件，一旦你双击打开它并做了修改，保存之后，这些修改是保存在你当前的宿主Excel文件里的。它成了原文件的“分身”，而不是“本尊”。这就意味着，你修改了嵌入的这个，原文件可一点没变！如果你需要同步修改，那你就得手动把嵌入的再保存出去，覆盖原文件，或者干脆就忘掉这个“嵌入”的功能，老老实实地去改原文件。是不是听着就头大？

所以，嵌入对象这个功能，我的经验是：只适用于那种文件不大、内容相对固定、需要提供给别人一个“只读参考”或者作为辅助说明的小文件。如果你想把一个几MB甚至几十MB的大数据表嵌入进来，那我劝你还是省省心吧，那简直是给自己挖坑。

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二、点到为止的“链接”：超链接的传送门

有时候，我们并不需要把另一个Excel文件整个儿“搬”进来，而是想告诉看我这个文件的人：“嘿，如果你想看更多细节，那个文件在那儿呢，点这里就能跳过去！” 这时候，超链接（Hyperlink）就是你的不二之选。它就像一个“传送门”，轻轻一点，就能把你带到另一个文件的世界。

操作起来更是简单得不行：

1. 选中你的Excel工作表里任意一个单元格或者一个文本、一个图形。
2. 鼠标右键，在弹出的快捷菜单里找到“链接”（或者“插入”选项卡里也有个“链接”按钮）。
3. 在“插入超链接”对话框里，选择“现有文件或网页”。
4. 然后，就像刚才找文件一样，“浏览”找到你的目标Excel文件，选中它，点击“确定”。
5. 大功告成！你选中的单元格或者对象就变成了一个蓝色的、下面带下划线的“地址”。轻轻一点，那个被链接的Excel文件就会自动打开。

它的优点是显而易见的：

• 文件小巧： 你的宿主Excel文件不会增加丝毫负担，因为你只是存了个“地址”，又不是把整个房子搬了过来。
• 实时更新： 被链接的那个Excel文件，如果你做了修改，当你再次点击超链接打开它时，看到的就是最新的内容。这不像嵌入对象，嵌入后它就是个“快照”，你得双击打开并保存才能更新。
• 灵活方便： 你可以链接到本地文件，也可以链接到网络文件，甚至是某个具体的单元格区域。

但缺点同样致命：

• 路径依赖性： 这是超链接最大的软肋！它记的是文件的“绝对路径”。举个例子，如果你的Excel A链接到了D盘某个文件夹里的Excel B。当你把Excel A发给你的同事，而他电脑上根本就没有D盘，或者Excel B放到了其他位置，那么对不起，这个链接就“断弦”了，彻底失效。“文件一挪地方，链接就断了，啪！” 这句话可不是开玩笑的。
• 无法打包： 如果你想把一堆文件打包发给别人，超链接是做不到的。你只能发送这个宿主Excel，然后告诉他：“对了，那些链接到的文件，你也得自己去下载一份，然后放到跟我一样的位置，才能打开哦！” 是不是听着就想打人？

所以，超链接适用于：你和同事在共享文件夹里协作，或者文件路径相对固定，你只是想提供一个“传送门”，方便快速切换查看。它绝不是为了实现“把另一个Excel塞进当前Excel”这种“物理捆绑”的需求。

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三、数据层面的“整合”：Power Query的降维打击

我知道，可能还有一些更深层次的思考。有人想的不是把“整个文件”弄过来，而是想把另一个Excel里的“数据”弄过来，而且是动态地、可以刷新地弄过来，而不是简单地复制粘贴。那这又是另一番天地了，咱们就得请出Excel里的一个“降维打击”神器——Power Query（在较新版本的Excel中，它通常在“数据”选项卡下的“获取和转换数据”组里）。

这个功能，严格来说，已经超越了“插入另一个Excel”的字面意思，而是“从另一个Excel文件中获取数据”。但考虑到它的强大和普遍需求，我觉得很有必要提一嘴。

它的操作步骤大致是这样的：

1. 去“数据”选项卡，找到“获取数据”（或者“新建查询”），然后选择“从文件”，再选“从工作簿”。
2. 弹出的对话框里，选择你要导入数据的那个Excel文件，点击“导入”。
3. Power Query会弹出一个“导航器”窗口，列出那个Excel文件里所有的工作表或者已命名的区域。你可以预览数据，然后选择你想要导入的表或区域。
4. 接下来，你可以选择“加载”直接把数据导入到你的当前工作表，也可以选择“转换数据”，进入Power Query编辑器，进行一番“清洗”、“筛选”、“合并”等操作，把数据处理得服服帖帖，再加载出来。

Power Query的强大之处在于：

• 数据清洗与转换： 这玩意儿可真是个“降维打击”神器，以前你得手抠脚刨的数据，它几下子就给你整得服服帖帖。比如合并多个工作表、删除重复项、拆分列、更改数据类型等等，简直是数据处理的瑞士军刀。
• 自动化刷新： 这是它最迷人的地方！一旦设置好，以后只要你的源Excel文件数据有更新，你只需要在你的宿主Excel里点击“刷新”按钮，导入的数据就会自动更新。告别了手动复制粘贴的痛苦，解放了双手！ 这对于需要定期汇总报表、制作动态仪表盘的人来说，简直是福音。
• 轻量级： 导入的是数据，而不是整个文件。虽然也会增加文件大小，但相比于对象嵌入，通常会小很多，而且更专注于数据的呈现和分析。

缺点嘛：

• 学习曲线： 对于初学者来说，Power Query可能需要一点时间去适应和学习，因为它引入了很多新的概念和操作界面。
• 不显示原文件： 记住，它只是把数据弄过来了，你并不能在你的Excel里看到另一个Excel的“样子”，只是数据。

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四、选择恐惧症？给你点小建议！

看到这儿，你可能更纠结了，到底该选哪个呢？别急，我的经验是，工具是死的，脑子是活的。关键在于你到底想干嘛，你背后的“真实需求”是什么：

• 如果你只是想做一个“一站式”的自包含报告，里头有几张小图表，几页Word文档，再加一个不大不小的Excel数据源，而且这个文件会发给别人，不希望对方再找其他文件，那么： 嵌入对象（不勾选“链接到文件”，并勾选“显示为图标”）是你的不二选择。但请务必确认被嵌入的文件不会太大，否则等着卡死吧。
• 如果你想在一个报告里引用其他大型的、可能经常更新的Excel文件，而且这些文件都在一个共享的环境里（比如公司内网），并且路径相对固定，你只是想提供一个快速跳转的入口，那么： 超链接是最好的方式。它轻量、灵活，但牺牲了文件的独立性。
• 如果你是想把多个Excel文件里的数据汇总到一起，进行分析、清洗、制作报表，而且希望以后源文件更新了，你的报表也能自动更新，告别重复劳动，那么： 毫无疑问，Power Query才是你的终极解决方案。虽然有点学习成本，但长远来看，绝对是效率的飞跃。

Excel这东西，就像个深不可测的宇宙，你以为你懂它了，它总能给你点“惊喜”或者“惊吓”。所以下次再想“插入”点啥，先掂量掂量自己的真实意图，别一拍脑袋就上，搞不好折腾半天，最后发现根本不是自己想要的。清楚需求，选择正确的工具，才能事半功倍，你说是不是这个理儿？