excel怎么设置下拉框

那这玩意儿到底怎么请出来坐镇呢？其实不难，就藏在Excel深处一个不太起眼但超级有用的地方——数据验证。

来，跟着我的思路走。假设你现在有一个表格，里面有一列需要填写“部门名称”，你希望大家只能从“市场部”、“技术部”、“行政部”这几个选项里选。

首先，选中你需要设置下拉框的那个或者那些单元格区域。比如，你要在B2到B100这一列都设置部门下拉框，那就把鼠标拖黑或者点选B2单元格，然后按住Shift键再点选B100单元格，哗啦一下，B2:B100区域就被选中了。

接着，目光移到Excel顶部的菜单栏。找到“数据”这个选项卡，点它。点开后，你会看到下面有很多工具组，我们要找的是“数据工具”组。在里面仔细瞅瞅，是不是有一个图标长得像个小对勾旁边跟着个小红圈禁止符号的？名字就叫“数据验证”！对，就是它，低调但强大。毫不犹豫，点下去！

这时候，会弹出一个小小的对话框，它就是设置下拉框的核心操作台。这个对话框有三个选项卡：“设置”、“输入法提示”、“错误提醒”。咱们一项一项来说。

先看“设置”选项卡，这是关键。对话框左边有个下拉菜单，写着“允许”。默认可能是“任何值”，这表示你啥都能往里填。咱们要的是下拉框，所以得把它改成“序列”。点开那个小箭头，在列表里找到并选中“序列”。

选中“序列”后，下面的设置就变得有趣起来了。你会看到一个叫“来源”的输入框。这里就是填写你的下拉选项的地方！怎么填呢？这里有两种常用的方法，也是我强烈建议你分清楚、优先使用某种方法的地方。

方法一：直接在“来源”框里输入选项。 如果你的下拉选项很少，而且将来基本不会变动，比如男/女，是/否，这种，你就可以直接在“来源”框里把它们打进去。记住，每个选项之间要用英文逗号隔开！比如，你要男和女，就在“来源”里输入男,女。如果选项是“是”、“否”、“不确定”，那就输入是,否,不确定。这种方法优点是设置快，简单直接。缺点？致命的缺点！想想看，万一将来“行政部”改名叫“综合管理部”了，或者新增了一个“创新部”，你得怎么改？你得把所有已经设置了这个下拉框的单元格（比如前面选中的B2:B100）重新选中，再打开数据验证对话框，把“来源”里的内容重新编辑一遍！如果你的表格里有几百个甚至几千个这样的单元格，或者这个选项列表在很多不同的表格里都被引用了，改起来那工作量，想想都头大！而且特别容易遗漏。

方法二：引用工作表中的一个区域作为来源。 这是我强烈推荐的方法，没有之一！它解决了方法一的维护噩梦。怎么做呢？找一个不碍眼的地方，最好是专门新建一个工作表（比如命名为“数据源”）并把它隐藏起来，或者在当前工作表的旁边区域（别和你的主数据混在一起）把你的所有下拉选项，一个萝卜一个坑地列出来。比如，在Sheet2表的A1到A5单元格，依次输入“市场部”、“技术部”、“行政部”、“财务部”、“人事部”。然后回到你的主表，选中需要设置下拉框的单元格区域，打开数据验证对话框，选择“允许”为“序列”。这时，在“来源”框里，你不用手动打字了，直接用鼠标去点选Sheet2里的A1:A5区域。Excel会自动把引用地址填进去，看起来像这样：=Sheet2!$A$1:$A$5。注意看，地址前面是不是多了很多$符号？$A$1:$A$5，这叫绝对引用。强烈建议保留这些$符号！因为如果你设置好一个单元格的下拉框后，用格式刷或者拖动填充的方式把这个设置应用到其他单元格，有了$，引用的来源区域就不会跟着变动，依然锁定在Sheet2的A1:A5。如果没有$（相对引用），你把设置拖到B3单元格，它的来源可能就变成Sheet2!A2:A6了，那就全乱套了。

为什么说引用区域是王道？重点来了！如果你的部门列表变了，比如新增了“法务部”，或者“技术部”改名了。你根本不用去改那些设置了下拉框的单元格！你只需要跑到Sheet2的A列，在A6单元格里输入“法务部”，然后回到你的主表，选中需要设置下拉框的区域，重新打开数据验证对话框，把“来源”区域的范围改成=Sheet2!$A$1:$A$6就行了（或者如果你一开始就预留了一些空白行，就不需要改范围）。甚至更进一步，如果你用Excel的“定义名称”功能结合一些函数（比如OFFSET或者INDIRECT）去创建一个能自动包含新增内容的动态区域，然后在数据验证的“来源”里引用这个动态名称，哇塞，那才叫一劳永逸！你的数据源区域增加了内容，下拉框的选项自动更新，简直太酷了！不过动态区域稍微复杂点，咱们今天先掌握基础的区域引用就够你飞起来了。但记住，引用区域的方法，管理起来那叫一个方便，数据源一改，所有关联的下拉框都跟着变，省时省力，减少错误，提升效率，谁用谁知道！

好了，“设置”选项卡里，除了“允许”和“来源”，下面还有两个小勾勾：“忽略空值”和“提供下拉箭头”。通常这两个都是默认勾上的，也建议你保持这样。“提供下拉箭头”这个不用说，它不勾着哪来的小箭头让你点开看选项啊？“忽略空值”的意思是，如果你的来源区域里某个单元格是空的，或者直接输入的来源里有两个逗号连在一起（比如部门A,,部门C），下拉框里就不会出现一个空白选项。但如果你希望下拉框里可以选空值，可以把你的来源区域里放一个空单元格，并取消勾选“忽略空值”。通常我们不需要在下拉框里看到空白选项，所以让它勾着吧。

接着看“输入法提示”选项卡。这玩意儿挺人性化的。你可以设置一个提示信息，当用户选中这个设置了下拉框的单元格时，这个提示会自动弹出来，告诉他这里应该做什么。比如，标题写“请选择”，输入信息写“请从下拉列表中选择对应的部门名称”。这样可以引导用户正确填写，尤其是在多人协作填表的时候，避免误解。这个看你需不需要，设置了肯定比不设置好。

最后看“错误提醒”选项卡。这个也相当重要！你都费劲设置了下拉框，就是为了不让人乱填，结果有人偏要手动输入一个不在列表里的东西怎么办？这个选项卡就是用来处理这种情况的。 “样式”这里有三个选项：“停止”、“警告”、“信息”。 “停止”（Stop）：最严格！如果用户输入的内容不在你的下拉框选项里，会弹出一个错误提示框，阻止他输入，必须取消或重试，直到输入合法内容。这是我最常用的模式，因为它能最大程度保证数据的规范性。 “警告”（Warning）：如果用户输入非法内容，也会弹个框，但这个框是个警告性质的，会问他“你输入的不对哦，确定要用这个值吗？”，用户可以选择“是”继续使用非法值，也可以选择“否”或“取消”重新输入。数据规范性要求不高或者只是想提醒一下可以用这个。 “信息”（Information）：最宽松。输入非法内容时只弹出一个信息提示，告诉他输入不对，然后就没有任何阻拦了，用户输入啥是啥。这个基本等于没设防，不太建议用。

选好“样式”后，你可以在“标题”和“错误信息”里自定义弹框的文字。比如，样式选“停止”，标题写“输入错误！”，错误信息写“请输入一个有效的部门名称，请从下拉列表中选择！”。这样用户体验更好，知道问题出在哪，该怎么办。

设置好所有选项后，点右下角的“确定”按钮。

砰！你选中的单元格区域就出现了那个可爱的小箭头！点一下小箭头，你的下拉选项就整整齐齐地出现在眼前了。从此告别手动输入，告别数据混乱，你的表格一下就变得专业、规范、易于管理。

如果你只设置了一个单元格，想把这个设置应用到其他单元格，最快捷的方式是使用格式刷。选中已经设好下拉框的单元格，点工具栏上的格式刷图标，然后去刷你想应用这个设置的单元格区域就行了。格式刷会自动把数据验证的设置复制过去（当然，前提是你来源用的是绝对引用或动态区域，否则相对引用可能就会跑偏）。

不想要下拉框了怎么办？也很简单。选中那个区域，再点数据验证，在弹出的对话框左下角有个“全部清除”按钮，点它，再点确定，下拉框就消失了，单元格又恢复到可以输入任何值了。

还有个小技巧，如果你用引用区域作为来源，为了让表格看起来更清爽，或者不想让别人随便改动数据源，你可以把你存放数据源的那个工作表（比如Sheet2）或者区域隐藏起来。选中Sheet2的标签页，右键，选“隐藏”就行了。或者选中数据源的区域，右键，选“隐藏”。隐藏后，下拉框依然可以正常使用，非常方便。

总之，Excel设置下拉框，核心就是利用“数据验证”功能，把“允许”设置为“序列”，然后在“来源”里指定你的选项列表。强烈建议使用引用区域的方法，配合绝对引用，才能真正实现一劳永逸、方便维护。别看它只是一个小小的箭头，背后带来的数据规范化和效率提升，那可是实实在在的！一旦你习惯了用下拉框来规范输入，就再也回不去手动输入的“野蛮时代”了。试试看吧，你会爱上这个功能的！