提到Excel里的替换，你脑子里第一个蹦出来的，是不是那个万能的快捷键Ctrl+H？

没错，它就像我们工具箱里那把最顺手的螺丝刀，简单、直接、有效。你盯着屏幕上密密麻麻成千上万行的数据，老板的要求还在耳边回响，“把所有报告里的‘旧项目’全都改成‘凤凰计划’，下班前给我！”，你的心脏是不是咯噔一下？别慌。按下 Ctrl+H，那个小小的对话框弹出来，简直就是救星降临。在“查找内容”里敲进“旧项目”，“替换为”里填上“凤凰计划”，然后深吸一口气，猛击“全部替换”。

“Excel已完成搜索并进行了137处替换。”

当这个提示出现时，那种感觉，不亚于在夏日午后灌下一整瓶冰可乐，一个字，爽。这是最基础的替换，是Excel世界的入门功夫，也是我们解决80%问题的常规武器。

但，生活总爱给我们出点难题，不是吗？

很快你就会踩到第一个坑。比如，你要把所有“员”字替换成“师”，想着把“销售员”变成“销售师”，“技术员”变成“技术师”。结果一通操作猛如虎，定睛一看，“程序员”变成了“程序师”，“管理员”变成了“管理师”，甚至连单元格里某个备注“这名员工表现优异”都惨遭毒手，变成了“这名师工表现优异”。场面一度十分尴尬。

这时候，你就需要点开那个不起眼的“选项”按钮了。这里面藏着乾坤。一个叫做“单元格匹配”的复选框，就是专门治这种“误伤友军”的毛病的。勾上它，Excel就只会在整个单元格内容完完全全等于“员”的时候，才会动手替换。这一下，世界清静了。

另一个常见的陷阱是大小写。你想把所有错误的“apple”替换成“Apple”，结果发现表格里还有“APPLE”、“Apple”各种形态。默认的 Ctrl+H 可不管这个，它一视同仁。这时候，“区分大小写”就派上用场了。勾上它，Excel就会变得像个有强迫症的处女座，一丝不苟地只替换你指定的大小写形式。

但如果，你的需求再刁钻一点呢？

假如，你要把所有以“合同-”开头，后面跟着一串数字的编码，比如“合同-202301”、“合同-202302”……全部替换成“作废”。这用简单的查找替换就不灵了，因为后面的数字总在变。这时候，就轮到替换功能里的“王牌”——通配符——登场了。

通配符，说白了就是一种模糊匹配的“黑话”。最常用的有两个：星号（*）和问号（?）。

• * (星号) 代表任意多个字符。可以是零个，也可以是成百上千个。
• ? (问号) 则精确地代表任意单个字符。

回到刚才那个问题，你只需要在“查找内容”里输入“合同-*”，替换为“作废”，然后点击“全部替换”。boom！所有“合同-”开头的编码，无论后面跟的是什么妖魔鬼怪，瞬间灰飞烟灭。这就是通配符的威力，它让替换从一个精确的“点”打击，变成了一个“面”覆盖。想替换所有中间是“科技”的公司名？简单，“*科技*”。想替换所有三个字的姓名？也行，“??”（当然这不严谨，但你懂那个意思）。

然而，Ctrl+H 终究是一场“毁灭性”的操作。它直接修改你的原始数据，一旦替换错了，而你又手快保存了，那后果……可能就是重新来过，甚至加班到深夜。而且，它是一次性的，下次来了新数据，你还得再手动操作一遍。

所以，高手们往往会选择更优雅、更安全、更具扩展性的方法——函数。

处理文本替换，Excel函数库里有两位大将：SUBSTITUTE 和 REPLACE。

先说 SUBSTITUTE函数。它的名字就告诉你了，它就是“代替品”。它的逻辑和 Ctrl+H 很像，都是基于“内容”进行替换。语法是这样的：SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])。

• text 是你准备动手的那个单元格。
• old_text 是你要找的旧内容。
• new_text 是你要换上的新内容。
• [instance_num] 是个可选参数，也是这个函数的精髓所在。

举个例子，A1单元格里是“北京北京市海淀区”。你想把第一个“北京”去掉，只保留“北京市海淀区”。用 Ctrl+H 你就没辙了，因为它会把两个“北京”都干掉。但用 SUBSTITUTE 就轻而易举：=SUBSTITUTE(A1, "北京", "", 1)。最后的那个 1，就是告诉Excel，我只要替换第一个匹配到的“北京”。这种精准到“第几个”的替换能力，是 Ctrl+H 望尘莫及的。它就像一把外科手术刀，可以在不破坏整体结构的情况下，完成精细的局部切除和替换。

而它的兄弟，REPLACE函数，则完全是另一种思路。它不关心你要替换的“内容”是什么，它只关心“位置”。它的语法是：REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)。

• old_text 还是那个单元格。
• start_num 是你准备从第几个字符开始动手。
• num_chars 是你准备替换掉多少个字符。
• new_text 是你要塞进去的新东西。

最经典的应用场景，莫过于给手机号或者身份证号打码。比如，A1单元格是手机号“13812345678”，你想把它变成“138****5678”。用 SUBSTITUTE？你都不知道中间那四位数是啥，怎么替？但 REPLACE 就笑了，它不管中间是啥，直接按位置办事：=REPLACE(A1, 4, 4, "****")。意思就是，从第4个字符开始，往后数4个，把它们统统换成四个星号。看，这就是基于位置的替换，干净利落。

SUBSTITUTE 认内容，REPLACE 认位置。搞清楚这一点，你就掌握了Excel函数替换的“任督二脉”。

但我们还能再进一步吗？

当然。如果你面对的，是成千上万行，甚至是几十万行的数据，而且这种替换工作每个月、每一周、甚至每一天都要重复。你每次都用 Ctrl+H 或者拖公式，不觉得烦吗？不觉得自己的时间被这些重复的、机械的劳动给吞噬了吗？

这时候，就该请出真正的“大杀器”了——Power Query。

你可能在“数据”选项卡里见过它，那个叫做“获取和转换数据”的区域。很多人对它望而生畏，觉得那是给数据分析师玩的高级货。但其实，用它来做替换，简直是降维打击。

Power Query 的逻辑是，它不直接在你的Excel工作表上动刀子，而是建立一个查询，一个数据处理的“流水线”。你把数据源（你的Excel表）丢进这条流水线，然后在里面设置各种处理步骤，其中就包括“替换值”。

它的替换功能，强大到令人发指。不仅包含了 Ctrl+H 的所有功能（区分大小写、单元格匹配），还能用更高级的逻辑。最重要的是，你建立的这一套替换规则，是可以被记录和复用的。

想象一下这个场景：你每个月都要处理从系统里导出的销售报告。报告里总是有一些不规范的数据，比如把“苹果公司”写成“苹果”、“Apple Inc.”、“Apple”的，你需要统一替换成“苹果官方”。

第一次，你用 Power Query，加载数据，然后右键点击需要替换的列，选择“替换值”，把你所有能想到的错误写法，一步步地，全部设置好替换规则。然后加载回Excel。

这个过程，可能比你用 Ctrl+H 要多花几分钟。但下个月，当新的报告来了，你不需要再做任何操作。你只需要在查询结果上右键，点击“刷新”。

一秒钟。

所有新的数据，都会自动通过你上次建立好的那条“替换流水线”，所有的不规范写法，都会被瞬间清洗干净。这，就是自动化的魅力。你一次性的设置，换来的是永久的解放。它把替换这个动作，从一个重复性的“劳动”，变成了一个一劳永逸的“工程”。

所以，你看，“在Excel中怎么替换”这个问题，从来就没有一个标准答案。

• 对于一次性的、简单的替换，Ctrl+H 是你的好朋友，快捷、方便。
• 当你需要更精细的控制，或者不希望破坏原始数据时，SUBSTITUTE 和 REPLACE 函数就是你的手术刀和游标卡尺。
• 而当你面对的是海量的、需要重复处理的数据时，Power Query 才是你最终的归宿，它能帮你构建一个自动化的数据清洗帝国。

从一个简单的快捷键，到精巧的函数，再到强大的自动化工具。这不仅仅是技巧的递进，更是一种思维模式的升级：从“解决眼前的问题”，到“构建一个解决问题的系统”。这，或许才是我们在Excel替换之路上，真正需要学习和掌握的。