聊到Excel里怎么输公式计算,这事儿可太有得聊了。很多人,真的很多人,把Excel当成一个画格子的工具,顶多再用个自动求和。这简直就是把一辆跑车只用来当收音机听,暴殄天物啊,哥们儿。
想当年,我刚接触Excel那会儿,也是个愣头青。老板扔给我一堆销售数据,几百行,让我算每个人的提成。我怎么办?左手计算器,右手鼠标,一个一个单元格地敲数字,算完了再填进去。一下午搞完,眼睛都快瞎了,交上去还被老板骂,说我算错了好几个点。那感觉,别提多憋屈了。
直到有位前辈看不下去了,指着屏幕跟我说:“你不会用公式?”
那一刻,我感觉新世界的大门“轰”地一下就打开了。
所以,到底怎么在Excel里输入公式?别被那些什么教程吓到,其实就一个字儿的事:等号。
对,就是你键盘上那个 = 。
这个 = 在Excel里,就是一句咒语,一个开关。你只要在任何一个空白单元格里,先敲下这个 = ,Excel立马就竖起耳朵,知道你接下来要命令它干活了,而不是简单地输入一些文字或者数字。它会进入一种“计算”状态。
咱们从最简单的开始。你想算 100 加 200,怎么办?找个格子,输入 =100+200,然后敲回车。
“啪”的一下,格子里的内容就变成了 300。
神奇吗?这就是Excel的本质。它不是记事本,它是个超级计算器。加减乘除,对应的就是 + - * /,括号 () 用来控制运算优先级,这跟咱们小学数学里学的一模一样,没什么难的。
但如果只是这样,那Excel也就是个高级计算器。真正让它封神,让它从一个工具变成一个平台的,是 单元格引用。
什么叫 单元格引用?
你再想想我当年那个算提成的悲惨下午。如果我知道了公式,我会怎么做?假设A列是销售额,B列是提成比例(比如5%),我要在C列算出提成金额。
我会在C2单元格里,输入 =A2*B2 。
看明白了吗?我没有直接输入具体的数字,而是输入了 单元格的地址。A2 和 B2 就是地址。我告诉Excel:“嘿,伙计,把你左边第二个格子的数,和你左边第一个格子的数,乘起来,结果给我放这儿。”
这才是Excel公式的灵魂。因为你一旦用了 单元格引用,一切就都“活”了。
最爽的时刻来了。算完了C2,难道下面C3、C4、C5……我要一个一个重新输入公式吗?当然不!
把你的鼠标移动到C2单元格的右下角,看到那个小黑点了吗?行话叫“填充柄”。按住它,往下拖!拖到你数据表的末尾。
松开手的那一刻,你会看到奇迹。所有的提成,一瞬间,全部都算好了。
为什么?
因为当你往下拖动的时候,Excel特别“聪明”,它会自动调整公式里的 单元格引用。在C3格子里,公式自动变成了 =A3*B3;在C4格子里,就变成了 =A4*B4。
这种会跟着你拖动而自动变化的引用,我们叫它 相对引用。它就像个懂你心思的跟屁虫,你往下走,它也跟着往下走;你往右走,它也跟着往右走。这在处理一整列或者一整行结构相同的数据时,简直不要太好用。
但是,“聪明”有时候也会办坏事。
很快你就会遇到新的天坑。比如说,全公司的提成比例都是固定的5%,这个“5%”我写在了F1单元格里。
于是,你在C2里自信地输入 =A2*F1。第一个算对了,没问题。你美滋滋地按住填充柄往下一拖……
完蛋。下面一串的0或者各种奇怪的错误值。
你点开C3的公式一看,它变成了 =A3*F2。Excel这个“跟屁虫”又自作主张了,它看你往下拖了一格,就把A2变成了A3,同时也把F1变成了F2。可你的F2单元格是空的啊!这不就出错了嘛。
这时候,你就需要给这个跟屁虫套上一副“镣铐”,告诉它:“别的你都可以动,但这个F1,给我锁死!不许动!”
怎么锁?用 $ 符号。这个美元符号,在Excel公式里,就是孙悟空的紧箍咒,就是绝对的命令。
我们把C2的公式改成 =A2*$F$1 。
看清楚,F前面加一个$,1前面也加一个$。这就等于把F1这个单元格彻底锁死了。现在,你再往下拖动填充柄试试。
C3的公式会是 =A3*$F$1,C4的公式会是 =A4*$F$1……A列的引用在老老实实地往下跑,但F1被牢牢地钉在了原地,纹丝不动。
这种被$锁定的引用,就叫做 绝对引用。而像$F1(锁列不锁行)或者F$1(锁行不锁列)这种,叫 混合引用,玩法更高级,这里先不展开。
记住,F4键 是切换这几种引用状态的快捷键。你在公式里选中一个单元格地址,比如F1,然后按一下F4,它就变成$F$1;再按一下,变成F$1;再按,变成$F1;再按,又变回F1。这个快捷键,谁用谁知道,绝对是效率神器。
搞懂了 等于号 开头,搞懂了 相对引用 和 绝对引用,你基本上就已经掌握了Excel公式的半壁江山。
剩下的一半是什么?是 函数。
函数,说白了,就是Excel给你预设好的一大堆更复杂的公式。比如你想把A列从A2到A100所有单元格都加起来,你当然可以傻傻地写 =A2+A3+A4+...+A100。但如果有一万行呢?你不得累死?
这时候,函数 就登场了。你只需要输入 =SUM(A2:A100) 。
SUM就是求和函数,括号里的A2:A100表示一个区域,从A2到A100。这一行简短的代码,就代替了你那长得看不到头的加法算式。
类似的常用函数还有很多:
AVERAGE:求平均值。
MAX:求最大值。
MIN:求最小值。
COUNT:计算区域内有多少个数字。
而真正让你的表格开始具备“智能”的,是逻辑判断函数,其中的王者,就是 IF 函数。
它的语法很简单:=IF(逻辑判断, 如果判断为真则做什么, 如果判断为假则做什么)
举个例子,还是提成。老板说,销售额超过5000的,提成5%;没超过的,提成3%。这个规则怎么用公式表达?
假设销售额在A2,我们可以在C2这样写:=IF(A2>5000, A2*5%, A2*3%)
读一下这行代码,是不是跟我们说话的逻辑一模一样?“如果A2大于5000,那就用A2乘以5%,否则,就用A2乘以3%。”
当你把这个公式往下一拖,整个公司的提成,无论是哪个档位的,瞬间就算得清清楚楚、明明白白。你甚至可以把IF函数嵌套起来,设置更复杂的提成阶梯,比如5000以下3%,5000到10000是5%,10000以上是8%……你的表格,就从一个死的数据记录本,变成了一个能自动执行业务规则的动态计算器。
所以,别再害怕Excel的公式了。它不是什么高深的编程,它就是你和电脑沟通的一门语言,一门逻辑非常清晰、直来直去的语言。
从敲下第一个 = 开始,到玩转 $ 符号,再到尝试用 SUM 和 IF,你就在一步步地驯服这个强大的工具。不要怕看到#NAME?或者#VALUE!这样的错误提示,它们不是在嘲笑你,它们是在给你线索,告诉你哪里想错了。每一次调试公式,都是一次逻辑思维的锻炼。
忘了那个用计算器狂按的自己吧。从今天起,让Excel为你工作,而不是你为它工作。这感觉,真的,爽极了。
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