讲真,Excel这玩意儿,有时候真的能把人逼疯。尤其是在一个昏昏欲睡的下午,你正摸鱼刷着手机,老板的夺命连环call突然就来了,甩给你一个几千行的表格,轻飘飘地来一句:“小王,把这一列所有产品名前面,都给我加上‘【新品】’这两个字,五分钟后就要。”
五分钟?我手动一个一个敲,敲到明天早上也敲不完啊!那一刻,是不是感觉整个世界都变成了灰白色,耳边只剩下自己心脏狂跳的声音?别怕,今天就给你掰扯掰扯,怎么用优雅又不失风度的姿势,瞬间搞定这个“在一列前面加同一个字”的破事儿。忘掉你那“复制-粘贴-复制-粘贴”的石器时代操作吧,那不叫工作,那叫修行。
最接地气、最万能的办法:& 连接符
咱们先说最简单粗暴,也是我个人最爱用的一个方法。你不需要记什么复杂的函数名,只要记住一个符号:&。
这个 & 符号,在Excel里头,就是个万能胶水。它能把两个单元格里的东西,或者一个单元格和一个你指定的文字,牢牢地“粘”在一起。
想象一下,你的产品名都在A列,从A2单元格开始。你想在它们前面都加上“【新品】”。
操作是这样的:
- 找个旁边的空白列,比如B列。在B2单元格里,切换到英文输入法,敲下这个公式:
="【新品】"&A2 - 看懂了吗?很简单。
=是公式的开始信号,告诉Excel“我要开始计算了”。"【新品】"这个,是你要加的固定文字,重点是,前后一定要带上英文的双引号! 这就像是给这段文字打上了一个标签,告诉Excel:“嘿,这是一段文本,不是什么乱七八糟的命令。” 然后就是我们的主角&,最后跟上你要加字的那个单元格,A2。 - 敲完回车,你会发现B2单元格里,奇迹发生了,“【新品】”和你A2单元格里的内容,完美合体。
- 接下来,就是见证奇迹的时刻了。把你的鼠标移动到B2单元格的右下角,看到那个小小的、黑色的十字标了吗?对,就是它。按住鼠标左键,别松手,像拉窗帘一样,一路向下拉!拉到你数据结束的地方。
嗖地一下,整列数据,全部搞定!是不是有种释放了忍术的快感?
但是,别高兴得太早。现在B列里显示的虽然是你想要的结果,但它的本质还是一串公式。你随便点开一个看看,编辑栏里还是="【新品】"&Axx。如果你这时候把原始的A列给删了,那B列会立马翻脸不认人,全部变成错误值。
所以,还有最关键的一步,叫做“过河拆桥”。
选中你刚刚生成好的整个B列,右键,复制。然后,原地再右键,找到“选择性粘贴”,在弹出的菜单里,点那个“数值”(有时候图标是123)。
这一步操作,相当于把公式的“灵魂”抽走了,只留下了它计算出来的“肉体”。现在,B列里的数据就是纯粹的文本了,你想怎么折腾都行,就算把A列删掉,它也稳如泰山。
&的“正经”兄弟:CONCATENATE 函数
如果你觉得用个符号显得不够专业,想在同事面前秀一下操作,那你可以用 CONCATENATE 函数。
这家伙其实就是 & 的官方名称,穿了西装打了领带,干的活儿一模一样。
公式长这样:=CONCATENATE("【新品】",A2)
用法和 & 完全一样,就是把要拼接的东西,用逗号隔开,一个个放进括号里。效果?一毛一样。后续的操作,比如下拉填充、选择性粘贴成数值,也一个都不能少。
说实话,我个人是懒得用它的。多敲那么多字母,不累得慌吗?但知道有这么个东西,总归是好的,万一哪天需要在别人面前装个样子呢?
懒人福音,魔术般的操作:智能填充 (Flash Fill)
这个功能,简直是Excel偷懒史上的伟大发明。它在Excel 2013及之后的版本里才有。
这玩意儿怎么用呢?它根本不需要你写什么公式!
还是那个例子,A列是产品名,你想在B列生成加上“【新品】”前缀的结果。
- 你只需要在B2单元格里,手动输入第一个你想要的结果。比如A2是“无敌剃须刀”,你就在B2里手动敲下:“【新品】无敌剃须刀”。
- 然后,关键来了。点击B3单元格,就是你刚输入完的下一个单元格。然后使用快捷键
Ctrl + E。 - BAM!就像变魔术一样,Excel会瞬间领会你的意图,把下面所有行的内容,全部按照你给的第一个范例,自动填充好!
第一次用的时候,我真的惊了。感觉Excel好像突然有了灵魂,它“看懂”了我的想法。
智能填充的原理,就是它会去分析你输入的范例和你旁边列数据的关系,然后找出规律,应用到整列。这个功能在处理一些有规律的文本提取、合并时,简直是神器。不过它也有个小毛病,有时候数据规律稍微复杂一点,它就可能“猜错”,所以用完之后,最好还是扫一眼,检查下结果对不对。
视觉魔法,但要小心:设置单元格格式
最后说一个,有点像“障眼法”的技巧。它能让你的数据看起来是加了前缀,但实际上,单元格里存储的值根本没变。
这个方法叫自定义单元格格式。
- 选中你要加前缀的整列数据,比如A列。
- 右键,选择“设置单元格格式”。
- 在弹出的窗口里,选择“数字”选项卡,然后在左边的分类里,拉到最下面,点击“自定义”。
- 在右边的“类型”输入框里,把里面原来的东西(比如 G/通用格式)删掉,然后输入:
"【新品】"@
解释一下这个代码:英文双引号里的内容,就是你要显示在前面的文字。后面的 @ 符号,是个占位符,它代表的就是单元格里原来的文本内容。
点击确定。你会发现,A列所有的数据,前面都奇迹般地出现了“【新品】”。
但是!我必须加重音强调一下:这只是个视觉效果!你用鼠标点一下A列任何一个单元格,看看最上面的编辑栏,你会发现,里面还是原来的值,“【新品】”这几个字根本不存在。
这个方法的好处是什么?如果你加前缀的这一列,原本是数字,你还想用它来进行求和、平均值之类的计算,那用这个方法就最合适了。因为它不改变数据本身,只是改变了显示方式。
坏处呢?如果你把这列数据复制粘贴到别的地方(比如一个Word文档或者记事本里),你会发现,加上的前缀不见了!因为它本来就是假的。
所以,用哪种方法,完全取决于你的最终目的。
- 想得到实实在在的、合并后的新文本?用
&连接符 或者 CONCATENATE 函数,最后别忘了选择性粘贴为数值。 - 只是想简单快速地处理一下,而且规律很明显?试试 智能填充
Ctrl+E,享受魔法带来的快感。 - 只是为了显示好看,同时又不希望破坏原始数据(尤其是数字)的可计算性?那自定义单元格格式就是你的不二之选。
现在,再有老板甩给你这种活儿,你就可以气定神闲地泡杯茶,然后用十秒钟搞定,在剩下的四分五十秒里,继续你愉快的摸鱼时光。这,才叫真正的效率。
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