excel的分类汇总怎么用

别再傻乎乎地用函数一个个加了，也别总觉得数据透视表是唯一的救世主。今天我得给你聊聊一个被很多人，尤其是新手，严重低估甚至遗忘的Excel老炮儿功能——分类汇总。

这玩意儿，怎么说呢，它不像VLOOKUP那么声名显赫，也不像数据透视表那样灵活多变，但它有一种老派的、朴素的、一招制敌的强大。在你需要快速对一堆排好序的数据进行分组计算时，分类汇总简直就是神兵天降。

想象一个场景，你手上有一张几千行的销售流水，里面有“区域”、“门店”、“销售员”、“销售额”这些字段。老板突然探过头来，指着屏幕说：“小王，给我搞个每个区域的总销售额，再给我看看每个区域里，每个门店的销售额。哦对了，我还要看总的销售额。快点，我开会要用。”

这时候，你脑子里是不是闪过一堆SUMIF、SUMIFS，或者立马就想拖个数据透视表？ 停！

如果你用SUMIF，你得先找出所有不重复的区域，然后一个个写公式。如果还要算门店，那就得用SUMIFS，条件更复杂。数据透视表当然可以，但它会生成一个新东西，一个“表”，和你原始数据分离开来。有时候，我们就是想在原始数据结构上，直观地看到汇总结果。

这时候，就该分类汇总出场了。

第一步，也是最关键的一步：排序

记住我这句话，没有排序，就没有分类汇总。这是它的铁律，是它的“道”。为什么？因为分类汇总的逻辑特别耿直，它就是一行一行往下扫，当它发现某个字段的值跟上一行不一样了，它就在这儿“咔嚓”一刀，切个小口子，然后把前面相同值的那一堆给汇总一下。

所以，你必须、一定、务必要先对你的数据进行排序。

你想按“区域”汇总，那就选中你的数据区域，点“数据”选项卡，找到“排序”，主关键字选“区域”。你想在区域内再按“门店”汇总，那就点“添加条件”，次关键字选“门店”。总之，你希望按什么层级汇总，就按什么层级排序。这个顺序不能错，先排大类，再排小类。比如，先按“华北区”，再按“北京海淀店”。

这个排序的动作，就像是你在整理一堆杂乱的扑克牌，你得先把所有红桃的放一起，所有黑桃的放一起，然后才能方便地数每个花色有几张。

第二步：一键召唤神龙

排好序之后，好戏开场。

保持数据区域的选中状态（其实不选也行，Excel很聪明，只要你光标在数据区域里就行），同样是在“数据”选项卡里，往右边看，在最边上那个“分级显示”或“大纲”组里，你会看到一个图标，上面写着“分类汇总”。

点它！

一个对话框弹出来，别慌，这几个选项简单得就像是小学生的填空题。

• 分类字段：这个问的是“你按什么分的组？”。很简单，你刚才按什么排序的，这里就选什么。我们刚才按“区域”排序，所以这里就选“区域”。
• 汇总方式：这个问的是“你想怎么算？”。默认是“求和”，对于算销售额这种场景，再合适不过了。但你点开下拉菜单，会发现宝藏：计数、平均值、最大值、最小值……应有尽有。比如你想知道每个区域有多少笔订单，那就选“计数”。
• 选定汇总项：这个问的是“你要算哪个数字？”。它会把你表格里所有可能是数值的列都列出来。我们当然是想算“销售额”，所以就在“销售额”前面那个小框框里打上勾。

下面还有三个小选项，也很有意思：

• 替换当前分类汇总：这个默认是勾选的。意思是，如果你之前做过一次汇总，再做一次新的，会把旧的覆盖掉。这个我们后面讲多级汇总的时候会用到。
• 每组数据分页：勾上这个，打印的时候，每个汇总组会自动分页。做报告给领导看的时候，这个功能简直是贴心小棉袄。
• 汇总结果显示在数据下方：这个是默认勾选的，也是大多数人的阅读习惯，就是“北京地区合计”会显示在北京所有数据行的下面。如果你取消勾选，它就会显示在上面。看你个人喜好。

设置好了吗？点击“确定”。

奇迹发生了。

你的表格左边，会突然出现 1、2、3 这样的层级按钮。你的数据行之间，被插入了一些新的行，比如“华北区 合计”，后面跟着一个加总的销售额。整个表格被自动地创建了大纲视图。

这还没完。你试试点击左边的那个数字 1，所有明细数据瞬间消失，只剩下最后一行“总计”。你点 2，它会显示所有区域的汇总行，比如“华北区 合计”、“华东区 合计”……但区域内的门店明细是收起来的。你点 3，所有数据全部展开。

是不是感觉世界都清净了？老板要看区域汇总，你就点一下2，截图发给他。他要看某个区域的细节，你再点那个区域旁边的“+”号展开。收放自如，优雅从容。

更进一步：多级汇总与SUBTOTAL函数的秘密

老板的需求不是还有“每个区域里，每个门店的销售额”吗？

简单。我们已经做完了按“区域”的汇总。现在，我们再做一次！

重复上面的步骤，再次点击“分类汇总”。 这次，在对话框里：

• 分类字段：选择“门店”。
• 汇总方式：还是“求和”。
• 选定汇总项：还是“销售额”。
• 关键一步：把左下角的“替换当前分类汇总”那个勾，去掉！去掉！去掉！

点了确定之后，你会发现，Excel在保留了“区域汇总”的基础上，又给你加上了“门店汇总”。左边的大纲级别也从3变成了4。现在，你点1是总计，2是区域汇总，3是门店汇总，4是全部明细。层层递进，清晰无比。

现在，你是不是对分类汇总刮目相看了？

但它真正的内涵，还不止于此。你随便点开一个汇总行，看看那个单元格里的公式，你会发现它不是=SUM(...)，而是=SUBTOTAL(9, ...)。

这个 SUBTOTAL 函数，才是分类汇总功能的灵魂。SUBTOTAL是个非常强大的函数，它第一个参数是数字，代表不同的计算方式（比如9代表求和SUM，1代表平均值AVERAGE，2代表计数COUNT等等）。它最牛的一点在于，它在计算时，会自动忽略掉结果区域中其他的 SUBTOTAL 函数结果。

什么意思？你看最后那个“总计”行，它的公式是=SUBTOTAL(9, ...)，它的计算范围包含了所有区域的汇总行。如果这里用的是SUM函数，它会把明细数据加一遍，又把区域汇总数加一遍，结果就重复计算了，大错特错！而 SUBTOTAL 函数 就很聪明，它知道那些“区域合计”也是用SUBTOTAL算出来的，所以在计算“总计”的时候，它会把它们都跳过，只加最原始的明细数据。这就从根本上避免了重复计算的错误。

另一个好处是，SUBTOTAL函数能与筛选配合。当它的第一个参数是109（求和）、101（平均值）时，它只会计算筛选后可见单元格的结果。这是SUM函数做不到的。

一个必须掌握的“后处理”技巧

用完分类汇总，你可能想把汇总结果复制出来，单独发给别人。 这时候，很多人会直接选中那些汇总行，Ctrl+C，然后Ctrl+V。结果一粘贴，傻眼了，那些被折叠隐藏的明细数据也全跟过来了！

这绝对是分类汇总劝退新人的第一大坑。

解决方法很简单，在复制之前，多做一个动作：

1. 先把视图折叠到你想要的层级（比如只显示区域汇总）。
2. 选中这些可见的汇总行。
3. 按下快捷键 Alt + ; （分号键）。这个快捷键的作用是“选定可见单元格”。你会看到你选中的区域，线条会发生一些微妙的变化。
4. 现在，再按 Ctrl + C，然后去别的地方 Ctrl + V。

完美！粘贴出来的，就只有你眼睛看到的那几行汇总数据。这个Alt + ;的技巧，请你刻在DNA里，它在处理筛选、隐藏行列等各种场景下，都是神技。

分类汇总 vs. 数据透视表，我该用谁？

最后，说句公道话。分类汇总这么好用，是不是就不用数据透视表了？ 当然不是。

它们是两种不同场景下的工具。

• 分类汇总更像一把锋利的水果刀。它直接作用于你的原始数据，不改变其结构，只是在其中插入汇总和分级。它操作简单、直观、快速，非常适合做一些一次性的、基于现有数据结构的静态报表。它的缺点是，一旦你的汇总逻辑要变（比如不想按区域了，想按产品分类），你就得先“全部删除”分类汇总，重新排序，再重新汇总，比较死板。

• 数据透fY视表则像一个强大的厨房料理机。它会根据你的原始数据，生成一个全新的、独立的、高度灵活的交互式视图。你可以随意拖拽字段，切换行列，改变汇总方式，切片器、日程表各种骚操作，进行多维度的动态分析。它的学习曲线稍微陡峭一点，但一旦掌握，分析能力是分类汇总无法比拟的。

所以，我的建议是： 如果你的需求是“给我快速整理一下这个排好序的表，加个合计，让我能分层看就行”，别犹豫，用分类汇总，三五秒搞定。 如果你的需求是“我想从不同角度看看这份数据，区域、产品、时间……各种维度都试试，找找规律”，那请直接上数据透视表。

别小看这个藏在角落里的老功能，在很多“短平快”的数据整理任务中，它能帮你省下大量的时间和精力，让你在老板面前，显得既快速，又专业。