excel怎么给单元格排序

讲真，每次看到有人在Excel里用肉眼找数据，或者用Ctrl+F一个个定位再手动复制粘贴，我都替他着急。Excel这玩意儿，灵魂就在于自动化处理，而排序，就是你驯服数据这匹野马的第一根缰绳。很多人觉得排序不就是点一下A到Z嘛，太小儿科了。我跟你说，你要是真这么想，那Excel在你手里，充其量就是个高级记事本。

咱们先从最常见的那种场景说起。你手上有一份销售业绩表，人名、部门、销售额，乱七八糟地堆在一起。老板让你把销售额最高的几个人拎出来。这时候，你怎么办？

最傻的办法，就是瞪大眼睛一行行看，拿个小本本记下来。稍微聪明点的，可能会用筛选。但最快、最直接的，就是排序。

找到你的销售额那一列，随便点中一个单元格，然后切换到“数据”选项卡，看到那个大大的A-Z（升序）和Z-A（降序）图标了吗？想看谁最高，直接点一下Z-A降序。

“啪”的一下，整个世界都清净了。最高的业绩瞬间就蹿到了最顶上，前三名、前十名，一目了然。这就是单列排序，最基础，也是最常用的招式。简单粗暴，一键见效。

但是，但是！这里头藏着一个能让你瞬间失业的巨坑。

我亲眼见过一个实习生，小姑娘挺机灵的，就是操作猛了点。她想按业绩排序，于是她非常“精准”地只选中了业绩那一列数据，然后点了排序。结果是什么？业绩那一列是排好了，从高到低，漂漂亮亮。可旁边的人名、部门，还待在原地，纹丝不动。张三的百万业绩，瞬间就安到了李四头上。整个数据表的关系，直接乱成了一锅粥。

那种感觉，就像你辛辛苦-苦搭了半天的乐高，结果一脚踹翻，所有零件混在一起，想死的心都有了。而且这种错误，一旦保存，几乎是不可逆的。

所以，记住这个血的教训：进行排序时，除非你百分百确定你只想排这一列，否则，千万不要只选择单列。你就大大方方地点中数据区域里的任意一个单元格，Excel会自动识别你这个完整的数据区域。如果它不确定，会弹出一个窗口问你“是否要扩展选定区域？”。这个时候，你要像看到亲人一样，毫不犹豫地点“是”。让Excel帮你把整行数据捆绑在一起，进行移动。这才是安全的排序。

好了，单列排序的坑我们躲过去了。接下来，进阶玩法来了。

老板的需求升级了。他说：“你先按部门排一下，把同一个部门的人放一起。然后，在每个部门内部，再按销售额从高到低排。”

这时候，一个简单的A-Z或者Z-A就不够使了。这就是多条件排序的舞台。

还是在“数据”选项卡里，这次别去点那两个快捷图标了，点它们旁边那个更正式的按钮——排序。

点开之后，一个全新的对话框弹出来了。这就是你的指挥中心。

你看，这里有“主要关键字”、“排序依据”、“次序”。

第一步，添加条件。我们要先按部门排，对吧？那主要关键字就选“部门”。次序嘛，A到Z就行。

然后呢？点击左上角的“添加条件”按钮。神奇的事情发生了，下面多出来一行“次要关键字”。这下你懂了吧？在这一行，我们选择“销售额”，次序选择“降序”。

确定。

一瞬间，整个表格脱胎换骨。所有“销售一部”的人员整整齐齐地聚在一起，而在“销售一部”这个小团体内部，业绩又是从高到低排列的。接着是“销售二部”，内部也按业绩高低排好。这才是老板想要看的结构，清晰、有逻辑，一目了然。你可以不断地添加条件，三层、四层、五层……只要你的逻辑够清晰，Excel就能帮你把数据梳理得明明白白。

别急着走，更神的还在后头。

有时候，我们的排序需求很“奇葩”。它不按拼音，也不按数字大小。

比如说，你要按照“优”、“良”、“中”、“差”来给员工评级排序。你希望“优”在最上面，“差”在最下面。可如果你用默认的A-Z排序，结果会是“差”、“良”、“优”、“中”，因为它是按拼音首字母来的，完全不是你想要的。

再比如，你要按岗位排序，顺序必须是“总监”-“经理”-“主管”-“专员”。用A-Z排序？那“经理”肯定跑到“总监”前头去了。

怎么办？凉拌？不，Excel早就给你准备好了秘密武器——自定义列表排序。

还是打开那个自定义排序的对话框。在“次序”那一栏，你是不是一直以为只有“升序”、“降序”这几个选项？你再点开看看，最下面是不是有个“自定义列表”？

点它！

弹出的新窗口里，左边是Excel内置的一些列表，比如星期一到星期日，一月到十二月。右边，就是你可以大展拳脚的地方了。在“输入序列”那个框里，把你想要的顺序手动敲进去。

比如，你就输入：

总监 经理 主管 专员

每行一个。然后点击“添加”，这个顺序就被Excel永远地记住了。

现在，回到刚才的排序界面，在“次序”里选择你刚刚创建的这个“总监,经理,主管,专员”序列。

点击确定。

见证奇迹的时刻到了。你的表格，会完全按照你天马行空的规定，精准地完成排序。这一下，你处理数据的自由度，是不是瞬间就突破天际了？

还没完。

我们平时处理的表格，都是竖着的，一行一行的数据。所以我们的思维也固化了，认为排序就是上下排。可万一，你碰到一个横着长的表呢？

比如说，表头是员-工姓名，第一列是月份，数据是每个员工在不同月份的业绩。现在，你想让一整年的数据，按照年度总业绩，从左到右给这些员工排个序。

这时候，常规的排序就傻眼了。

别慌，还是打开那个自定义排序对话框。你仔细看，里面是不是有个“选项”按钮？

点开它。

玄机就在这里。它默认是“按行排序”（也就是我们习惯的上下排）。你把它改成“按列排序”。

确定之后，你再回到主界面看，关键字的选择是不是从“列A”、“列B”变成了“行1”、“行2”？

现在，你就可以选择“年度总业绩”所在的那一行作为关键字，然后进行降序排列。

点击确定的一刹那，整个表格的列，会像洗牌一样，“唰”的一下，从左到右，按照总业绩从高到低，重新排列。王五因为业绩最高，他的那一整列，被挪到了最左边。赵六业绩最差，被排挤到了最右边。

这个功能，用的人不多，但一旦你需要，它就是救命稻草。

最后，再分享一个视觉系的排序技巧：按颜色排序。

有时候，我们会习惯性地给一些特殊的行标记上颜色。比如，重点关注的数据标成黄色，有问题的标成红色。当数据一多，这些五颜六色的行就散落在各处。你想把它们集中到一起看，怎么办？

你猜对了，还是那个自定义排序的指挥中心。

这次，在“排序依据”那里，不要选“单元格值”了，点开下拉菜单，你会看到“单元格颜色”、“字体颜色”、“单元格图标”这些选项。

选择“单元格颜色”。右边的“次序”栏就会变成让你选择具体颜色的选项。你可以选择“黄色”，然后位置选“在顶端”。

你还可以添加条件，再加一个按“红色”排，位置同样选“在顶端”。

这样设置完之后，所有黄色的行会全部被提到最上面，紧跟着是所有红色的行，剩下的才会是没颜色的。

你看，Excel的排序，远不止点一下那么简单。它是一套组合拳，从最简单的单列排序，到处理复杂逻辑的多条件排序，再到不按常理出牌的自定义列表、按颜色排序，甚至是颠覆常规的按列排序。

掌握了这些，你才算真正开始理解了如何让数据“听你的话”。不再是你在迁就数据，而是数据在按照你的意志，重组成你想要的样子。这，才是在玩转Excel，而不是被Excel玩。