excel表的数据透视表怎么做

别再对着那张密密麻麻、几千上万行的原始数据表发呆了，真的，两眼一抹黑，老板问你“小王，上个季度华北区的A产品具体卖了多少？”你还得筛选、排序、再手动求和，折腾半天，万一手一抖，数据还错了。这种原始人的干活方式，该扔进历史的垃圾桶了。今天，就聊聊那个能把你从数据地狱里捞出来的神器——数据透视表。

你别一听“透视”俩字就觉得高深莫测，觉得这是数据分析师的专属玩具。错！这玩意儿，说白了，就是个数据变形金刚。你给它一堆乱七八糟的零件（也就是你的原始数据），它就能按照你的心意，瞬间组合成你想要的任何形态：报表、摘要、交叉表……你想从哪个角度看数据，它就给你变出哪个角度的视图。

在动手之前，有个血泪教训必须先吼出来：你的原始数据表必须是规整的！什么叫规整？就是最最基础的数据库格式，一是一，二是二。

• 标题行必须是唯一的，别搞什么合并单元格当大标题，那玩意儿在数据透视表眼里就是个bug。每一列，就得老老实实地有一个清晰的、不重复的名字，比如“日期”、“销售员”、“产品类别”、“销售额”。
• 中间不能有空行，一整行都空着，透视表会以为你的数据到那里就结束了，后面的它直接无视。
• 一列就放一种类型的数据。“销售额”这列里就全是数字，别东一个“待结算”，西一个“未收款”，这些文本混在数字里，计算的时候能把你逼疯。

这个地基打不好，后面盖出来的楼随时都会塌。记住了，垃圾进去，出来的也只会是垃圾。

好了，假如你已经有了一张干净整洁的数据表。那么，见证奇迹的时刻就要来了。

第一步，把你的鼠标光标，随便点在数据区域里的任何一个单元格上。你不用傻乎乎地从头到尾去框选所有数据，Excel很聪明，它会自动识别你这个连续的数据区域。然后，找到菜单栏上的“插入”，第一个，最显眼的那个，就是“数据透视表”。点它！

弹出一个小窗口，通常你什么都不用改，直接点“确定”就行。Excel会默认在新工作表里创建你的透视表，这样也清爽，免得跟原始数据混在一起。

点击确定后，你会看到一张空空如也的新表，左边是透视表的主体区域，右边，才是真正的“驾驶舱”——“数据透视表字段”列表。这块区域，就是你施展魔法的地方。

这个“驾驶舱”被分成了上下两部分。上面是你原始数据表的所有列标题，也就是“字段”。下面，是四个神秘的方框，它们分别是：筛选、列、行、值。

这四个框，就是数据透视表的灵魂。你之后所有的操作，本质上就是把上面的字段，像拖积木一样，拖到这四个框里。

• 行 (Rows)：你想从什么维度来观察数据？把这个维度的字段拖到这里。比如，你想看“每个销售员”的业绩，就把“销售员”这个字段拖到“行”框里。马上，你就会看到左边的主体区域，所有销售员的名字，已经从上到下给你一一列出来了。这就是你的报表骨架的“行”方向。

• 列 (Columns)：你想跟什么维度进行交叉对比？就把这个字段拖到这里。接着上面的例子，你不仅想看每个销售员的业绩，还想看他们卖的“不同产品类别”的业绩，那就把“产品类别”这个字段拖到“列”框里。瞬间，表格的顶端，就会横向展开，列出所有的产品类别。

• 值 (Values)：这是最核心的，你到底要统计什么？通常都是数字。比如“销售额”或者“销量”。把“销售额”字段拖到“值”框里。奇迹发生了！表格的中间区域，瞬间就被各种数字填满了。这些数字，就是Excel自动帮你计算好的，比如张三卖A产品的总销售额，李四卖B产品的总销售呈。Excel默认的计算方式是“求和”，当然你也可以改，单击“值”区域里的字段，选择“值字段设置”，就可以改成“计数”、“平均值”、“最大值”等等。想统计订单数？就把一个不容易重复的字段（比如订单号）拖到值区域，然后计算方式选“计数”，不就出来了？

• 筛选 (Filters)：这个相当于一个总开关，一个凌驾于整个报表之上的筛选器。比如，你想单独看“华北区”的数据，就把“区域”这个字段拖到“筛选”框。透视表的左上角就会出现一个筛选按钮，你可以在那里选择只看“华北区”，或者“华东区”，整个报表就会跟着你的选择而动态变化。

现在，我们来复盘一下刚才那个老板的问题：“上个季度华北区的A产品具体卖了多少？”

用数据透视表怎么做？

1. 把“区域”字段拖到“筛选”框，然后筛选出“华北区”。
2. 把“销售员”或者“日期”拖到“行”框，看你是想看谁卖的还是哪天卖的。
3. 把“产品类别”拖到“列”框。
4. 把“销售额”拖到“值”框。

一张清晰的交叉表瞬间就呈现在你眼前，你甚至都不用去找A产品在哪，直接就能看到华北区所有产品对应的销售额，回答老板的问题，简直是降维打击。

这只是入门。数据透视表真正强大的地方，在于它的灵活性和扩展性。

觉得拖来拖去还是不够直观？试试“切片器”。在“数据透视表分析”这个选项卡里，找到“插入切片器”，给你想要筛选的字段（比如“区域”、“产品类别”）都勾上。你会得到几个像App按钮一样漂浮在表格旁边的控件。想看哪个区域，点一下按钮；想看哪个产品，点一下按钮。报表实时刷新，交互体验直接拉满，拿去给老板汇报，他自己都能点着玩，显得你又专业又高级。

数据源更新了怎么办？比如原始表里又增加了一周的销售数据。你的透视表是不会自动更新的！你必须右键单击透视表的任何位置，然后选择“刷新”。这个动作，请刻在你的DNA里。忘了刷新，你给出的就是过期数据，后果不堪设想。

还想玩点更花的？比如你的原始数据里只有“销售额”和“成本”，你想看“利润率”，但原始表里没有这一列。没关系，数据透视表可以“无中生有”。在“数据透视表分析”里，找到“字段、项目和集”，选择“计算字段”。自己定义一个名字，比如“利润”，然后在公式里输入 =销售额 - 成本。一个全新的、虚拟的“利润”字段就诞生了，你可以像使用其他任何字段一样，把它拖到“值”区域进行分析。

数据透视表，它不是一个死的工具，它是一种与数据对话的方式。它把复杂的数据关系，用最直观的表格形式翻译给你听。它鼓励你去探索，去尝试不同的组合。把“日期”拖到行，再把“产品”拖到行，看看会发生什么？你会得到一个可以层层展开的树状结构。把“销售员”从行拖到列，又会是怎样一番光景？

别再害怕它了。找一张数据表，亲自去拖一拖，拽一拽。当你第一次成功地把一堆乱码变成一张有意义的报表时，那种掌控数据、洞察一切的快感，是任何教程都无法给予的。从那一刻起，Excel在你眼中，将不再只是一个表格软件，而是一个强大的、能帮你讲故事的伙伴。