怎么缩小excel的大小

你有没有过这种经历？大清早，老板火急火燎地甩过来一个 Excel 文件，让你赶紧看看数据。你信心满满地点开，结果呢？屏幕中间一个硕大的“正在打开”，进度条一毫米一毫米地挪，CPU风扇像失控的直升机一样狂转，机箱都快起飞了！这还不算完，好不容易加载进去，鼠标轻轻一碰，又是漫长的“无响应”，每点一下，都感觉自己穿越回了拨号上网时代。等你终于把工作做完，保存的时候，那个小小的“保存”按钮，仿佛被施了魔法，卡住，卡住，还是卡住！最终生成的那个文件，动辄几十兆、上百兆，甚至离谱到几个G，发给别人，等上传，等下载，简直就是一场数字世界的折磨！

我跟你说，这种痛，我太懂了。以前啊，我也曾是个“大文件受害者”，被那些臃肿不堪的Excel文件折磨得茶饭不思。后来才发现，很多时候，Excel会“虚胖”，里面藏着一堆我们根本没注意到的幽灵数据、格式黑洞和冗余对象。今天，咱就来好好聊聊，怎么给这些Excel文件“减肥”，让它轻装上阵，跑得飞快！

首先，也是最常见的罪魁祸首之一，就是格式的滥用。你是不是觉得表格要美观，就给它加上花里胡哨的边框，五颜六色的填充？每一行每一列都设置得整整齐齐，甚至连那些空着的单元格也不放过，统统“格式化”一遍？告诉你吧，Excel可不是Word，你给它施加的每一个格式指令，它都会老老实实地记住，哪怕是几万行几十万列的空白区域，你只是不小心在最远的一个单元格里点了一下，然后又删掉了内容，Excel也会默默地把这片区域纳入它的“领地”，认为这里有潜在的数据，从而大大增加了文件大小。

所以，第一招，也是最有效的一招，就是清理无效的格式。打开你的Excel文件，勇敢地按下 Ctrl + End！看看你的光标跳到了哪里？是不是一个你完全没用过，甚至都没想过会到达的遥远角落？Bingo！那就是你的Excel文件虚胖的根源之一。你需要做的是，从你实际使用数据的最后一列、最后一行开始，一直选中到那个 Ctrl + End 跳到的“幽灵角落”，然后，重点来了：右键点击选中区域，选择“清除内容”？不！选择“清除格式”！或者在“开始”选项卡里找到“编辑”组，选择“清除”->“清除格式”。很多时候，你只是删除内容，格式还在，Excel依然会把它算作有效区域。如果那些区域完全是空白，甚至可以直接选中那些多余的行和列，直接删除它们，让Excel彻底忘记这片荒芜之地。这一步，能让很多文件一下子瘦掉一半不止。

接着说格式，条件格式也是个“吸血鬼”。条件格式是个好东西，能让数据一目了然。但问题是，很多人喜欢“一股脑”地把条件格式应用到整列，甚至整张工作表！想象一下，你只想让某一区域的某个值变红，结果它却监控着几十万行的数据，即使大部分都是空白，它也得时不时地去“看看”，这不就成了巨大的负担吗？所以，审视一下你的条件格式规则，确保它们只应用在真正需要被监控的区域，而不是整个宇宙。那些不用的、重复的、错误的条件格式，请毫不犹豫地删除它们！

然后是命名区域（Named Ranges）。你是不是偶尔会定义一些命名区域，比如给一个数据区域起个名字叫“销售数据”？这很方便。但你知道吗，有时候你删除了一些工作表，或者调整了表格结构，那些旧的、无效的命名区域就成了“数据垃圾”，它们依然存在于文件的某个角落，占用空间。要清理它们，你需要去“公式”选项卡下的“定义的名称”组，点击“名称管理器”。认真检查里面的每一个命名区域，那些指向 #REF! 错误，或者你确定已经不再需要的，勇敢地删除掉！我见过不少文件，光是清理这堆废弃的命名区域，就能瘦好几兆。

再来聊聊公式。复杂、嵌套、数组公式固然强大，但它们也消耗资源。尤其是那些指向外部文件，但外部文件已经不存在或者路径不对的链接，Excel每次打开都会试图去连接，徒增烦恼和负担。还有易失性函数，比如 NOW()、TODAY()、RAND()、OFFSET()、INDIRECT() 等等。这些函数每次单元格发生变化都会重新计算，大量使用会严重拖慢文件速度。如果可能，把那些只需要计算一次的结果，直接粘贴为数值，或者尽量避免大范围使用易失性函数。对于外部链接，如果数据已经固定，直接“断开链接”，如果需要实时更新，那就确保链接有效，否则它就是个拖油瓶。

对象和图片，也是文件大小的隐形杀手。你的Excel里面是不是塞满了各种图表、图片、形状、文本框？有时候为了报告美观，我们喜欢把各种截图、logo、甚至一些从网上下载的图片直接粘贴进去。这些视觉元素，尤其是高分辨率的图片，每一个都是一个重量级的负担。你可以尝试选中所有对象（Ctrl + G -> “定位条件” -> “对象” -> “确定”），然后逐一检查。那些不再需要的，直接删除。对于需要的图片，可以右键点击图片，选择“设置图片格式”或者“大小和属性”，找到“压缩图片”的选项。选择“应用于所有图片”，并勾选“删除图片的裁剪区域”，降低分辨率到适合屏幕显示（比如220 ppi），而不是默认的打印质量。这一步也能有效地为文件减负。

还有那些隐藏的工作表、隐藏的行和列。有时候我们为了方便，会隐藏一些工作表或者数据区域，想着以后可能还会用到。但如果这些隐藏区域本身就很大，包含大量数据或复杂格式，那么它们同样会拖累文件。定期审查你的隐藏内容，如果确定不再需要，就直接删除。别让它们在幕后默默地消耗你的文件空间。

最后，一个杀手锏，尤其是针对那些数据量巨大、公式繁多但又必须保留的Excel文件：保存为二进制文件（.xlsb）格式！ 这是一个被很多人忽略的宝藏。Excel 的默认格式是 .xlsx，它是基于XML的文件格式，可读性好，但文件相对较大。而 .xlsb 格式，是以二进制形式保存，它不仅打开和保存速度更快，文件大小通常也会大幅度缩减，有时能达到50%甚至更多的压缩率！当然，缺点是这种文件不能直接被XML编辑器打开，宏代码也可能出现兼容性问题（尽管大部分时候都没事），但对于纯数据和公式的表格来说，简直是神来之笔。下次你遇到一个臃肿的Excel，不妨另存为 .xlsb 格式试试看，你会被它的瘦身效果惊艳到的。

说了这么多，其实良好的使用习惯才是最重要的。 * 及时清理：不要等到文件大得打不开了才来补救。养成定期清理冗余数据和格式的习惯。 * 精确施加格式：格式只施加到你需要的地方，而不是慷慨地给整张表。 * 审慎使用公式：能用简单公式解决的，就别用复杂公式；能粘贴为数值的，就不要保留公式。 * 合理插入对象：图片能压缩就压缩，能不放就不放。 * 版本管理：如果你的文件频繁修改，可以考虑使用版本管理工具，而不是每次都另存为“xxx_v1”、“xxx_v2”这种方式，导致硬盘里堆满类似的巨大文件。

把Excel文件从臃肿不堪的状态拯救出来，不光是提升了工作效率，更是解放了你的电脑内存，也解放了你的心情。那种点击“保存”后秒完成，打开文件不再卡顿的畅快感，简直比喝冰镇可乐还爽！所以，别再忍受那些“胖子”Excel了，动手吧，让你的表格健健康康，轻盈如燕！