excel2007怎么分类汇总

讲真，聊起Excel 2007的 分类汇总，我总有种感觉，像是在跟年轻人聊一部经典的老电影。现在很多人一上来就谈Power Query，谈数据透视表，觉得那才是“高级货”。但你信我，在某些特定场景下，分类汇总 这个“老炮儿”功能，它的直接、它的迅猛、它的那种“所见即所得”的爽快感，是任何新工具都替代不了的。

想象一个画面：你手上拿到一张几千行的销售流水，密密麻麻，部门、销售员、产品名称、销售额……混在一起，看得人头皮发麻。老板走过来，拍拍你肩膀，轻描淡写地来一句：“小王啊，给我五分钟，把每个销售大区的业绩总和给我列出来。”

五分钟？

要是你脑子里第一反应是筛选、复制、粘贴、再用SUM函数一个个加，那你这五分钟估计得在手忙脚乱和冷汗直流中度过。用数据透视表？当然可以，但有时候你就想在原始数据表里，直观地看到那个汇总行，不想跳转到一个新的工作表去。这时候，分类汇总 就该登场了，它就是为这种“即时、原味”的需求而生的。

动刀前的准备：排序，一切的灵魂所在

在我教你怎么点那个神奇的按钮之前，请务必、一定、千万要记住一个前置动作，这是分类汇总的灵魂，也是无数新手翻车的地方——排序！

排序！排序！排序！重要的事情说三遍。

你想想看，Excel它又不是神仙，它怎么知道哪些数据是一家的，哪些该凑到一块儿去算总数呢？你必须先给它一个明确的信号。你要按“销售大区”汇总，你就得先把整个表格按照“销售大区”这一列进行排序，让所有“华北区”的数据紧挨着“华北区”的，所有“华南区”的都抱成一团。

这个操作很简单，选中你的数据区域（或者直接点击数据区域里的任意一个单元格），然后找到菜单栏上的 数据 选项卡，点击那个大大的“排序”按钮。在弹出的对话框里，主要关键字选择“销售大区”，然后确定。看着数据哗啦一下重新排列组合，所有相同大区的记录都乖乖地排在一起，这第一步，也是最关键的一步，就算完成了。跳过这一步，你的汇总结果将会是一场灾难，你会看到“华北区合计”下面可能只有一行数据，然后隔几行又冒出来一个“华北区合计”，毫无意义。

神奇按钮的召唤：三步见证奇迹

好了，数据已经整整齐齐地列队完毕。现在，保持你的数据区域被选中，深吸一口气，准备见证奇迹。

1. 定位按钮： 还是在那个 数据 选项卡里，眼神往右边扫，通常在最右侧的“分级显示”组里，一个叫 分类汇总 的家伙就在那儿冲你眨眼呢。就是它，毫不犹豫地按下去。

2. 设置“咒语”： 点击后会弹出一个对话框，这可是分类汇总的指挥中心，里面的每一个选项都得搞明白。

   • 分类字段：这个至关重要。你刚才按什么排序的，这里就选什么。我们刚才按“销售大区”排的序，所以这里下拉菜单就选“销售大区”。Excel会根据这一列的内容变化，来判断哪里该插入汇总行。
   • 汇总方式：你想干嘛？求和？求平均？还是数个数？这里提供了各种函数。对于销售额，我们自然选 求和。但如果你想统计每个大区有多少笔交易，那就可以选 计数。非常灵活。
   • 选定汇总项：这个是问你，“我要把哪个数字加起来？”。当然是“销售额”那一列了。就在下面的列表里，找到“销售额”并打上勾。你可以同时勾选多个，比如“销售额”和“销售数量”，它会一起帮你算出来。
   • 下面那几个复选框：通常情况下，默认的设置就很好用。“替换当前分类汇总”——如果你是第一次做，勾不勾无所谓；如果是想重新做一个，它会帮你清掉旧的。“在每组数据下方插入分页符”——打印的时候特有用，能让每个大区的汇总报告单独占一页。“汇总结果显示在数据下方”——这是最符合阅读习惯的，让合计行出现在对应数据的下面。

3. 点击“确定”： 当你把这些都设置好，点击“确定”的那一瞬间……Biu！你的表格瞬间变了模样。

你会看到，在所有“华北区”数据的末尾，自动插入了一行“华北区 合计”，后面跟着精确计算出的销售总额。接着是“华南区 合计”、“华东区 合计”……在整个表格的最最下方，还有一个“总计”行，把所有大区的业绩加了个总和。

更妙的是，看表格的左边，出现了一些带有 +、- 号和数字 1、2、3 的分级显示按钮。这才是分类汇总的精髓所在！

• 点击数字 1：整个表格瞬间收缩，只留下一行“总计”。全局数据，一目了然。
• 点击数字 2：展开一层，显示各大区的汇总行和最后的总计行。明细数据全部隐藏。这不就是老板想要的报告吗？截图发过去，完事。
• 点击数字 3：显示所有原始数据和汇总行，恢复到最详细的视图。

你可以通过点击那些 + 和 - 号，自由地展开或折叠任何一个大区的明细。这种交互式的体验，让数据查阅变得随心所欲，简直不要太方便。

进阶玩法与“避坑”指南

以为这就完了？不，分类汇总 还能玩出更多花样。

• 多级汇总：比如，你想先按“大区”汇总，然后再看每个大区里，每个“销售员”的业绩。怎么办？简单。先按“大区”排序，再以“销售员”为次要关键字排序。然后，先执行一次 分类汇总，分类字段选“销售员”，汇总销售额。做完后，不要取消选择，再次点击 分类汇总 按钮，这次分类字段选“大区”，关键一步：把“替换当前分类汇总”那个复选框的勾去掉！点击确定。你会看到一个嵌套的、更详细的汇总结构，完美！

• 只复制汇总结果：这是个常见的坑。当你处于折叠视图（比如只显示第2级汇总结果）时，如果你直接复制粘贴，会发现所有被隐藏的明细数据也都被粘过去了。正确的做法是：选中你想要复制的区域，然后按快捷键 F5，在弹出的“定位”对话框中点击“定位条件”，选择“可见单元格”，确定。这时候再复制，粘贴出来的就干干净净，只有你看到的那部分汇总数据。这个技巧，价值千金。

• 如何撤销：玩够了，想恢复原始表格怎么办？更简单。再次点击 分类汇总 按钮，对话框左下角有个“全部删除”的按钮，按一下，你的表格就恢复了最初的纯净模样，仿佛什么都没发生过。

所以你看，分类汇总 就像一个朴实无华的武林高手，它没有花哨的招式，但招招致命，直击要害。它不生成新表，就在你的原始数据上动手术，让你清晰地看到数据的来龙去脉和结构层次。在很多需要快速、直观进行数据分层展示和计算的场合，它的效率和便捷性，真的会让你爱不释手。下次再遇到类似的需求，别忘了这位Excel 2007里的“老朋友”。