这事儿，得从那个藏在单元格右上角，鬼鬼祟祟的小红标说起。

你肯定见过。一份交接过来的Excel表格，密密麻麻的数据，看得人眼晕。就在这片数字的海洋里，冷不丁地，某个单元格的角落，就冒出一个小小的、鲜红的三角形标记。像个秘密接头的暗号。鼠标轻轻飘过去，一个黄色的便签框“嗖”地一下弹出来，上面写着前任留下的“箴言”：“这个数据找财务的李姐确认过，别动！”或者更要命的：“下周一前必须更新，不然项目延期！”

这就是批注。Excel世界里的“魂器”，藏着数据背后的故事、警告和无数加班的血泪。

可问题来了，这玩意儿，有时候它就不见了。或者说，它跟你玩起了捉迷藏。你明明记得这里有个批注，怎么鼠标放上去半天没反应？或者，你想把所有这些藏起来的“地雷”一次性全看个遍，一个个单元格去扫雷？别开玩笑了，几千行的数据，等你扫完，黄花菜都凉了。

所以，Excel怎么显示批注？这根本不是一个技术问题，这是一个关乎效率、关乎心情、甚至关乎职场生存的哲学问题。

最基础的邂逅：鼠标悬停

我们先说最常见，也最“傻瓜”的方式。就是我开头说的，把你的鼠标光标，像一只温柔的蝴蝶，轻轻地、缓缓地，停靠在那个带有红色小三角的单元格上。别动。等个半秒钟，如果你的电脑没卡，那个写着批注内容的黄色小框框，理论上就会自动浮现。

这是最直观的，也是Excel默认的互动方式。它就像个害羞的姑娘，你靠近了，她才肯跟你说句话。你一走开，她立刻又把话憋回去了。

这种方式的优点是……嗯，简单？不用学。缺点简直罄竹难书：效率极低，信息一闪而过，如果你想边看批注边修改旁边的单元格，门儿都没有，鼠标一挪，批注立马消失，比流星还快。简直就是在考验你的记忆力和手眼协调能力。

进阶玩法：让批注永远“站”在那儿

有时候，某个批注特别重要，你需要它像个便利贴一样，时刻提醒你。你希望它能固定显示，而不是召之即来挥之即去。

这也好办。

找到那个你想要“钉”住的单元格，别犹豫，直接右键。在那个长长的菜单里，你会看到一个选项，叫做“显示/隐藏批注”。点它！

看到了吗？那个黄色的框框，现在就像是被图钉钉在了工作表上，不管你的鼠标跑到天涯海角，它都坚定地待在原地，展示着它的内容。你想让它消失？也简单，再重复一遍操作，右键，点击“显示/隐藏批注”，它就又变回那个害羞的姑娘了。

这个功能非常实用。比如，你在做一个复杂的预算表，其中有几个核心假设数据，你就可以用这个方法，把假设的来源和说明批注，直接“钉”在单元格旁边。这样，整个表格的逻辑就一目了然，不管是自己看还是给老板汇报，都清清楚楚。

终极大杀器：一览众山小，显示所有批注！

好了，重头戏来了。当你面对一个充满了批注的“雷区”，你需要的是上帝视角，是把所有隐藏的秘密全部摊在阳光下的能力。

请把你的目光移到Excel顶部的菜单栏。找到那个叫做“审阅”（Review）的选项卡。

点进去。

你会看到一片新大陆。这里面全是跟校对、修订、批注相关的功能。在中间偏右的位置，有一个“批注”功能区。里面有一个按钮，简直闪耀着金光，它的名字就叫——“显示所有批注”。

按下去！

就在你点击的那一瞬间，整个世界都清净了。工作表上所有、全部、每一个隐藏的批注，都会在同一时间，全部“炸”出来。那些黄色的小框框，带着长长的指引线，从各自的单元格延伸出来，像无数个从地底钻出的情报员，在向你汇报工作。

整个表格的“暗线”瞬间清晰了。哪里需要修改，哪里有疑问，哪里是坑，一目了然。这种感觉，怎么说呢，就好像你戴上了一副特殊的眼镜，能看到数据世界里的“幽灵”。

而且，这个“显示所有批注”按钮是个开关。你再按一下，所有批注又会瞬间全部隐藏起来，世界恢复了表面的平静。一键切换，掌控全局，这就是专业的范儿。

世纪大混战：你说的批注，是“批注”还是“备注”？

你以为这就完了？天真了。微软的工程师们总能在你最熟悉的地方，给你埋下一个让你百思不得其解的“惊喜”。这次的惊喜，就叫批注（Comments）和备注（Notes）的世纪大混战。

在比较新的Excel版本（比如Microsoft 365）里，你右键单击单元格，会发现菜单里同时出现了“新建批注”和“新建备注”。

what？这俩玩意儿有啥区别？

简单粗暴地解释一下：

• 备注（Notes）：就是我们前面一直在说的，那个传统的、经典的、带小红标的、鼠标放上去会弹出一个黄色框框的家伙。它就是个静态的便签。
• 批注（Comments）：这是个新玩意儿。你新建一个批注，单元格右上角会出现一个紫色的标记。它支持@同事，支持对话式回复，形成一个讨论串。它更像是一个内置在Excel里的迷你聊天窗口。当你点击带有紫色标记的单元格时，会在表格右侧弹出一个专门的“批注”任务窗格，显示所有的对话记录。

这个区分，简直是反人类！很多人根本搞不清楚。他们想添加一个简单的提醒，结果用了新的批注功能，搞得花里胡哨。

那么，这个新的批注怎么显示呢？

它的显示逻辑和老的备注完全不同。它没有“鼠标悬停显示”这个说法。你要看它，要么点击那个紫色标记的单元格，右侧的窗格就会自动定位到对应的对话；要么，还是在“审阅”选项卡里，点击“显示批注”（注意，这次没“所有”两个字了），右侧那个任务窗格就会常驻显示出来。

所以，当你搞不清楚为什么批注显示不出来时，先低头看一眼，那个小标记，到底是红色的，还是紫色的。红色的，按老规矩办。紫色的，请关注表格右侧的动静。

打印的艺术：让批注出现在纸上

最后一个场景，也极其重要。你辛辛苦苦加了一堆批注，解释得明明白白。然后打印出来给老板看，结果，就是一张干干净净的表格，批注一个都没有。老板一脸疑惑：“你说的那些说明，在哪儿呢？”

尴尬不？

因为默认设置下，Excel打印时是不打印批注的。

想让它们出现在纸上，你需要一点小小的设置。

1. 点击“文件” -> “打印”，进入打印预览界面。
2. 在最下方，找到“页面设置”这个蓝色的链接，点它。
3. 在弹出的“页面设置”对话框里，切换到“工作表”这个选项卡。
4. 看到中间那个“打印”区域了吗？里面有个“批注和备注”的下拉菜单。

默认是“（无）”。你可以选择两个选项：

• 工作表末尾：这个选项会把表格先打印出来，然后在最后一页，像附录一样，把所有的批注内容，按照单元格地址（比如A1, C5）的顺序列出来。非常清晰，但不直观。
• 如同工作表中的显示：这个选项就厉害了。它会按照你在屏幕上看到的样子来打印。也就是说，如果你用“显示所有批注”把所有批注都显示出来了，那么打印出来的纸上，就会有那些黄色的框框和指引线。

我个人更推荐第二种，因为它能把批注和数据的位置关系完美地呈现在纸上。当然，前提是你的批注框别太多太大，否则打印出来可能会乱成一锅粥。

总而言之，显示批注这件事，可深可浅。你可以只满足于鼠标悬停的惊鸿一瞥，也可以像个指挥官一样，用“显示所有批注”来检阅你的战场。而搞懂新版批注和传统备注的区别，更是能让你在同事面前显得“功力深厚”。

别再让那些隐藏在数据背后的小红标成为你的困扰了。去掌控它们，利用它们，让你的Excel表格，不仅有数据，更有灵魂。